Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации.

Скачать 0.91 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального района Воронежской области разработана в соответствии с федеральными и областными законами, гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации.
страница	6/8
Тип	Инструкция

filling-form.ru > Бланки > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8

4.10. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте

4.10.1. В администрации района прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса adm-semiluki@yandex.ru осуществляется отделом организационно-контрольной и кадровой работы в течение рабочего дня.

С официального адреса электронной почты администрации муниципального района служебные письма направляются за подписью главы администрации муниципального района, его заместителей, руководителя аппарата администрации муниципального района, с официальных адресов структурных подразделений администрации муниципального района служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

4.10.2. Специалист по работе с электронной почтой (далее специалист) обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.10.3. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу – специалист.

4.10.4. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту.

4.10.5. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

4.10.6. Специалист отправляет документ адресату, указывает дату и время отправки в журнале учета электронной почты.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.10.7. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты администрации района специалист:

- осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в сектор организационной работы и делопроизводства администрации муниципального района или структурные подразделения администрации муниципального района для регистрации и передачи на рассмотрение должностным лицам, или пересылает по электронной почте адресату;

-передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа, уведомляет об этом отправителя.

4.10.9. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.11. Порядок выполнения копировально-множительных работ

Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

Изготовление небольших по объему тиражей документов может осуществляется в структурных подразделениях администрации района (при наличии копировальной техники).

Изготовление больших по объему тиражей документов для организационно-технического обеспечения мероприятий с участием главы муниципального района, главы администрации муниципального района и его заместителей осуществляется на основании указания руководителя аппарата администрации муниципального района.

Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации района.

Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.

Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

Копировально-множительные работы в структурных подразделениях администрации района выполняются самостоятельно.
5. Особенности работы с электронными документами
5.1. В администрации района используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписанные электронной подписью;

- электронные графические образы документов в формате PDF, TIF, и т.п., полученные путем сканирования документов, подписанных уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе;

- электронные образы документов в текстовом формате RTF, DOC, DOCX и др.

При регистрации документа в АС ДОУ формируются электронная регистрационная карточка–регистрационная карточка документа с определенным набором полей, содержащая электронный образ этого документа либо сам электронный документ. Регистрационная карточка может быть дополнительно подписана электронной подписью средствами АС ДОУ.

5.2. В администрации района при организации внутренней деятельности в форме электронных документов осуществляется создание, хранение, использование:

- плановых, отчетных документов, информация которых подвергается обобщению;

- информационных документов;

- справочных документов;

- внутренней переписки;

- документов, поступивших через систему межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).

5.3. Прием и отправка электронных документов из других органов власти и организаций в администрации района осуществляются отделом организационно-контрольной и кадровой работы.

5.4. При подготовке и отправке документов участнику МЭДО не допускается присоединение к электронной карточке вложений, не адресованных этому участнику.

Примечание: вложениями к электронной карточке могут быть только электронные графические образы либо электронные документы.

5.5. Документы, создаваемые в администрации района и поступающие в администрацию района на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных регистрационных карточек с прикреплёнными электронными образами документов. Прикрепление электронного образа документа к регистрационной карточке возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа).

5.6.Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Для подтверждения подлинности электронных документов в администрации района используются механизмы электронной подписи.

5.7. Единицей учета электронного документооборота является электронная регистрационная карточка документа, зарегистрированная в АС ДОУ. Документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Регистрационные карточки документов систематизируются в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел администрации района.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
6. Организация документооборота и исполнения

документов по обращениям граждан
6.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан

6.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящей Инструкцией.

6.1.2. Поступившие в администрацию района письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

При приеме и первичной обработке письменных обращений специалист отделе организационно-контрольной и кадровой работы сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверяет наличие указанных вложений и приложений и вводит информацию в базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ.

Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, а также в форме электронного документа, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения в регистрационной карточке обращения.

В электронную базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ вносится следующая информация о поступившем обращении:

- дата регистрации обращения;

- вид обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос);

- фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, категория заявителя;

- тема (темы) обращения согласно тематическому классификатору;

- количество листов обращения с приложениями;

- источник поступления обращения;

- краткое содержание текста обращения.

По содержанию обращения специалисты определяют ответственного исполнителя, при необходимости – соисполнителей в соответствии с установленным в администрации района распределением обязанностей.

Обращениям присваиваются порядковые номера в автоматическом режиме в пределах календарного года.

В правом нижнем углу первого листа обращения проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты регистрации.

6.1.4.Сроки рассмотрения обращений в структурных подразделениях исчисляются с даты регистрации обращения в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение.

6.1.5. Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения администрации района, обеспечивающего решение вопросов, затронутых в обращении.

6.1.6. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в течение 2 дней с даты получения обращения возвращает его в отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения.
6.2. Личный прием граждан

6.2.1. Личный прием граждан осуществляется главой администрации района, его заместителями, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений администрации района и уполномоченными на то лицами.

6.2.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.2.3. Организацию приема граждан и запись на прием к руководителям и должностным лицам администрации района осуществляет специалист отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района на основании утвержденного главой администрации района графика личного приема граждан, с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Прием осуществляется в рабочие дни с 10.00ч. до 12.00 ч. и с 13.00 ч. до 17.00 ч.

6.2.4. Организацию приёма граждан и запись на прием в структурных подразделениях администрации района осуществляют ответственные специалисты.

6.2.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан.

6.2.6. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л.

6.2.7. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".

6.2.8. Все материалы, которые заявители считают нужным сообщить руководителям и должностным лицам администрации района, её структурных подразделений, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, подбирает предыдущую переписку и передаёт её должностному лицу за день до официального приема.

6.2.9. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

6.2.10. Письменные обращения и вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к руководителям администрации района, регистрируются в специальном журнале.

6.2.11. По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его личному обращению. Ответ на обращение подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным на то должностным лицом.

6.2.12. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

6.3. Работа с отдельными видами обращений

6.3.1. Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, Воронежской областной Думы, представительных органов муниципального образования, губернатора и членов правительства Воронежской области, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с выполнением контрольных сроков рассмотрения и ответов депутату, губернатору, членам правительства Воронежской области и заявителю.

6.2.2. Письма, переданные главе администрации района во время его встреч с жителями района, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке.

6.2.3. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района и её структурных подразделений, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращений.

6.2.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы, местного самоуправления или должностным лицам.

6.2.5. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.2.6. Оставляются без ответа и не подлежат рассмотрению по существу вопроса обращения граждан:

а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения;

б) в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);

в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать обращения граждан;

г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В случаях, указанных в подпунктах «а», «в», «г» настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.

6.2.7. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию «в дело» с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации, следующие письменные обращения:

а) не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

б) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства.

6.2.8. Глава администрации района, его заместители, руководитель аппарата администрации района, руководители структурных подразделений администрации о района могут признать очередное обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

1 2 3 4 5 6 7 8

	Инструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом...		Уничтожение бланков строгой отчетности Бланки организации изготавливаются в соответствии с гост р 30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система...
	Контрольные вопросы: Понятие документ и их классификация Гост р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...		Государственный стандарт РФ гост р 30-2003 Унифицированные системы документации Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (усорд), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы,...
	Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной... Госта р 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования...		Медвеженского сельского поселения семилукского муниципального района воронежской области Правительства Воронежской области от 20. 01. 2016г. №1, в соответствии с Методическими рекомендациями по формированию технологических...
	Брединского муниципального района челябинской области постановление В соответствии с Федеральными законами от 06. 10. 2003 года №131-фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской...		Муниципального района воронежской области постановление О внесении изменений в постановление администрации Семилукского муниципального района от 30. 09. 2010г. №1365 «Об утверждении административного...
	Определения стажа муниципальной службы муниципальных служащих семилукского муниципального района Воронежской области и решением Совета народных депутатов Семилукского муниципального района от 18. 07. 2008 г. №61 «Об утверждении...		Инструкция по кадровому делопроизводству в администрации Мучкапского района I. Общие положения Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в...

Похожие: