Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области


Скачать 193.26 Kb.
НазваниеМетодические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области
ТипМетодические рекомендации
filling-form.ru > Бланки > Методические рекомендации


АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области
Составитель:

ведущий консультант архивного

управления Курской области

М.В. Шишлова


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного

управления Курской области

от 12.04.20074_

Курск – 2007

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Методические рекомендации составлены на основе Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»; Закона Курской области «Об архивном деле в Курской области»; Основных правил работы архивов организаций (М.,2002); ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»; Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М,2005); методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел, утвержденных руководителем Росархива от 5 августа 2005 г., Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.,2000), Т.В.Кузнецова «Делопроизводство (документационное обеспечение управления». Учеб. пос. (М.,2007).

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел (далее – номенклатуры дел) предназначены для оказания помощи специалистам учреждения, организации, предприятия (далее – организаций) при распределении документов в дела, после их исполнения и для дальнейшего хранения в организации.



    1. Основные понятия



Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения – систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

Сводная номенклатура дел организации – номенклатура дел, составленная на основе номенклатур дел структурных подразделений и утвержденная руководителем организации.

Номенклатуры дел подразделяются на три вида:

- примерная номенклатура дел – номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура дел является основанием для создания номенклатур дел конкретных организаций;

- типовая номенклатура дел – номенклатура дел организаций, однородных по характеру, деятельности и структуре. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

- конкретная (индивидуальная) номенклатура дел – номенклатура дел для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

1.2. Основные задачи номенклатуры дел организации



Номенклатура дел организации предназначена для:

- распределения и группировки исполненных документов в дела;

- закрепления индексации дел;

- установления сроков хранения дел;

- учета документов в текущей работе с документами и переходящих дел;

- схемы построения справочной картотеки на исполненные документы;

- учета документов в архиве организации для дел со сроками хранения до 10 лет включительно;

- составления описей на дела постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет;

- справочной информации при изучении структуры организации.



2. МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
2.1. Проведение подготовительной работы по составлению номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, перспективными и текущими планами, отчетами о работе, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом специфики данной организации.

Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной номенклатуры дел организации выбираются названия тех дел, которые образуются в делопроизводстве конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной номенклатуре дел.
2.2. Критерии отбора документов, включенных в номенклатуру дел
В номенклатуру дел включаются все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел включаются также дела временного хранения действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности.

Дела общественных организаций, органов и подразделений, действующих на общественных началах, включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы.

В номенклатуру дел включаются также незаконченные делопроизводственные дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру дел:

- печатные издания;

- сборники постановлений и законов;

- брошюры и справочники;

- информационные листки, бюллетени и реферативные журналы;

- экспресс-информации.
2.3. Составление заголовков дел и порядок их расположения в номенклатуре дел
2.3.1. Составление заголовков дел



Заголовок дела должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел:

- неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.);

- вводных слов и сложных оборотов;

- употребление сокращенных слов и сокращенных наименований структурных подразделений организации.

Заголовок дела начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторе документа (название организации или структурного подразделения), корреспонденте (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы), вопросе (содержание документа), периоде, за который откладываются документы (дата, к которой относятся документы).

Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и др. дел, содержащих документы, связанные последовательностью по одному конкретному вопросу. Например: «Личное дело Петрова Ивана Ивановича» или «Дело о поджоге зернохранилища СПК им. Ленина Курчатовского района».

В заголовках дел, содержащих более 3-х видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце такого заголовка в скобках перечисляются основные разновидности документов. Например: «Документы по акционированию ТОО «Демос» (подписные листы, заявки, карточки учета доходов), «Документы о работе аттестационной комиссии (протоколы, характеристики, отзывы) или «Документы к протоколам заседания Ученого совета за 2005/2006 уч. год» (проекты решений, справки, докладные записки).

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе. Например: «Протоколы собраний акционеров» или «Заявки на оборудование».

В заголовках дел, содержащих переписку, уточняется с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название. Например: «Переписка с фирмой «Софт» о поставке принтеров и расходных материалов». Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: «Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий». Если переписка ведется с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дел не перечисляются. Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке продуктов». Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дел. Например: «Переписка с организациями г. Орла о поставках оборудования».

Заголовок дела, состоящего из планов и отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например: Годовой отчет о работе акционерного общества по основным вопросам деятельности» или «Месячные отчеты акционерного общества о поставке оборудования». В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годовые статистические отчеты о работе цехов (ф. Б-36)», «Ведомости затрат на производство (фф. № 12,15)», «Ведомости № … по счетам ..». В заголовке дела, содержащего сводные отчеты указывается не только год, но и месяц, квартал. Например: «Сводный баланс доходов и расходов за 1-2 кварталы 2005 г.».

Не допускается указывать общий заголовок дела на годовые, квартальные и месячные отчеты. Например: Годовой, месячный и квартальный отчеты акционерного общества», т.к. это документы, имеющие разные сроки хранения.

В заголовке дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Приказы директора завода по основным вопросам деятельности. Копии». Подлинность документов не указывается.
2.3.2. Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре дел

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности организации в целом (устав, положение) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Затем располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самой организации (приказы, распоряжения, решения). Далее последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами и переписка (см. приложение № 3).
2.4. Схема построения номенклатуры дел и ее оформление



Основой для определения содержания (составных частей) номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.), которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Как правило, первым разделом номенклатуры дел независимо от места в штатном расписании становится делопроизводственная служба (канцелярия). Каждый раздел (структурное подразделение) является самостоятельным и начинается с нового листа.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс обозначается арабскими цифрами.

Если организация небольшая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет являться его порядковый номер (01,02, 03 и т.п.).

В сводной номенклатуре дел в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дел в пределах структурного подразделения. Например: если индекс структурного подразделения - 02, а порядковый номер заголовка дел по номенклатуре стоит под номером семь, то индекс данного дела в номенклатуре будет 02 – 07.

Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру дел переходящие дела (т.е. дела по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет). Например: «Переписка акционерного общества с машиностроительным заводом по основным вопросам деятельности» (1992 г. - 02-05, 1996 г. – 02 -05 и т.п.).

При сложной иерархической структуре организации индекс состоит из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера заголовка дела в пределах отдела управления. Например: управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы – канцелярия – 01-01; отдел писем – 01-02; бюро жалоб – 01-03 и т.п., тогда индексы дел внутри данных подразделений будут – 01-01-01; 01-02-01; 01-03-01 и т.п.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит, как указано выше, из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел в пределах структурного подразделения

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи Перечня документальных материалов (типового или ведомственного, о чем делается ссылка в номенклатуре дел), в соответствии с которым срок установлен.Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнями, тогда сроки их хранения согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации и утверждаются ЭПК архивного управления Курской области.

Пятая графа «Примечание» предназначена для указания Перечней документов, используемых при определении сроков хранения документов. Также в примечании делаются отметки об уничтожении дел, передаче их в архив организации, незавершенных делах, делах переходящих на следующий год и т.п.

Таблица № 1


Индекс дела


Заголовок дела (тома, части)


Кол-во дел

(томов, частей)

Срок хранения дел (тома, части) и № статьи по Перечню


Примечания



1

2

3

4

5

Название структурного подразделения

(Канцелярия или руководство – 01)

01-01

Устав акционерного общества




Пост. Ст. 13




01-02

Протоколы №№ заседаний правления акционеров и т.п.




2

Пост. Ст. 5

2

Присланные для сведения - ДМН

01-08

Договоры о продаже-купле акций ак-циионерами




1

5 л. ЭПК

Ст.28

1

После истечения срока действия договора

01-10













01-11













01-12













Должность ответственного

за данный раздел

номенклатуры дел подпись Ф.И.О



В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года. Слово «резервный номер» не пишется, как правило, оставляют три пустых номера (см. таблицу № 1). Как видно из таблицы 01-10, 01-11, 01-12 – это резервные номера.

Также в конце каждого раздела (структурного подразделения) номенклатуры дел проставляется должность и указывается фамилия, имя и отчество лица, ответственного за делопроизводство структурного подразделения.

В сводной номенклатуре дел имеется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце года. В итоговой записи отдельно, с учетом преходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно (см. приложение № 1 продолжение).
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ
Организация работы с номенклатурой дел включает:

- разработку, согласование, подписание и утверждение ее руководителем организации;

- введение в действие и внедрение в работу организации.



3.1. Порядок разработки, согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме (приложение № 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложении № 2), согласованных ими с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК архивного управления Курской области, соответствующего государственного или муниципального архива, после этого утверждается руководителем организации.

3.2. Введение в действие и внедрение в работу организации
После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел организации согласовывается с соответствующим государственным или муниципальным архивом не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел, которая согласовывается с ЭПК архивного управления Курской области.

Если изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, как правило, в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата). Второй экземпляр находится в соответствующем государственном или муниципальном архиве, с которым она согласовывалась. Третий – в архиве организации, четвертый – является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Приложение № 1


Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

___________ N _______ Наименование должности

_____________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка подписи

На ___________ год

Дата



Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения
и N статей по
перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

















Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

учреждения

от ___________ N __________ от ________ N _____________


Форма номенклатуры дел организации
Продолжение приложения № 1

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году

в организации (составляется на отдельном листе)



По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного










Временного (свыше 10
лет)










Временного (до 10 лет
включительно)










ИТОГО:











Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Приложение № 2
Наименование организации
Наименование структурного

подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ________

_____________________

(место составления)
На _____________ год <*>



Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения
и N статей по
перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

















Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <**>

Протокол ЭК структурного

подразделения

от _____________ N ___________
Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата


Форма номенклатуры дел

структурного подразделения организации
--------------------------------

<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение № 3
ПРИМЕРНАЯ СХЕМА СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДЕЛ


  1. Законы




  1. Постановления вышестоящих организаций




  1. Приказы




  1. Инструкции




  1. Указания




  1. Положения, Уставы, решения, распоряжения




  1. Приказы собственные




  1. Протоколы №№




  1. Сметы и штатные расписания




  1. Планы




    1. Годовые планы работы

    2. Квартальные планы работы

    3. Месячные планы работы




  1. Отчеты




    1. Годовые отчеты

    2. Квартальные отчеты

    3. Месячные отчеты




  1. Статотчеты (с указанием названия и форм)




    1. Годовые статотчеты (ф…)

    2. Квартальные статотчеты (ф…)

    3. Месячные статотчеты (ф…)




  1. Справки, информации




  1. Документы (с расшифровкой)




  1. Акты




  1. Переписка (с кем и о чем)




  1. Журналы регистрации документов




    1. Журналы входящей корреспонденции

    2. Журналы исходящей корреспонденции

    3. Журналы жалоб, заявлений и предложений



Похожие:

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconОтчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в...
В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconОтчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в...
В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconОтчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в...
В отчетном году деятельность архивного управления Курской области (далее архивуправление Курской области), государственных и муниципальных...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconАналитическая записка по защите интересов Управления Федеральной...
Управления Росреестра по Курской области изучены вступившие в законную силу решения Арбитражного суда Курской области и судов общей...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconПамятка по заполнению сводных Сведений о состоянии хранения документов...
Ных учреждений Курской области подготовлена для работников оку «Государственный архив Курской области» (далее – оку «Госархив Курской...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconМетодические рекомендации по составлению номенклатуры дел организации Оглавление
Основные требования к составлению номенклатуры дел организации

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconКомитет лесного хозяйства по Курской области в соответствии с Федеральным...
Курской области ведущей и старшей групп по направлениям деятельности: лесное хозяйство в территориальных органах комитета лесного...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconКурской области
О правилах оформления медицинской карты стационарного больного в круглосуточных стационарах медицинских учреждений Курской области,...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconСелекционного сельсовета льговского района курской области распоряжение
Курской области средствами индивидуальной защиты, с целью обеспечения единого методического подхода органов местного самоуправления...

Методические рекомендации по составлению конкретной (индивидуальной) номенклатуры дел учреждения, организации, предприятия, осуществляющего деятельность на территории Курской области Составитель: ведущий консультант архивного управления Курской области iconВестник архивной службы курской области
Вестник архивной службы Курской области. Информационно-методический бюллетень для архивных учреждений Курской области [ Текст ]/...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск