Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения


НазваниеИнструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения
страница3/6
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6
Глава Бишкильского

Сельского поселения личная подпись С.П. Рабцевич
Отметка об исполнителе письма проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника и включает: имя, отчество, фамилию исполнителя и номер его телефона. Например:
Козлова Светлана Ивановна

8-35168-720-55
Образец оформления служебного письма приведен в приложении 11.

73. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная):

1) записки, создаваемые в Администрации, используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками Администрации.

Порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

2) устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат;

подпись;

3) до представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

III. Организация документооборота

(прием, обработка и прохождение корреспонденции)
74. В документообороте Администрации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

1) документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, и других организаций;

2) документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

3) документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

4) обращения граждан;

5) запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

6) документы из государственных и негосударственных организаций;

7) документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

75. В Администрации доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи, через уполномоченных специалистов органов власти.
Работа с входящей корреспонденцией
76. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается специалистом Администрации.

77. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата и целостности упаковки, наличия указанных вложений.

78. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.

79. При обработке поступающей корреспонденции предусмотрены:

1) проверка правильности адресования и комплектность;

2) сортировка на подлежащие и не подлежащие регистрации;

3) выделение корреспонденции, адресованной в структурные подразделения Администрации для передачи ее « непосредственно к ним»;

4) сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки.

80. Заведующим канцелярией Администрации осуществляется регистрация в день поступления входящей служебной корреспонденции в электронной базе данных.

81. В электронной регистрационной карточке указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, наименование организации корреспондента, фамилия должностного лица, подписавшего документ, исходящий номер и дата, краткое содержание документа, фамилия должностного лица, которому направлен документ на рассмотрение.

82. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.

83. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением копии резолюции по первому письму. В карточке первичной регистрации делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.

84. Отраслевые (функциональные) органы, структурные подразделения Администрации имеют доступ к электронной базе данных зарегистрированных документов по адресату для просмотра без права редактирования.

85. Поступившие обращения (письма) граждан передаются управляющему делами Администрации, где регистрируются и формируются в дела.

86. Документы с пометкой «Срочно», «Оперативно» регистрируются незамедлительно и передаются немедленно.

87. Корреспонденцией с пометкой «Срочно» считаются документы, срок исполнения которых определен от одного часа до трех календарных дней.

88. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

1) содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;

2) имеющие пометку «срочно» - от одного часа до трех рабочих дней, пометку «оперативно» - в 10-дневный срок;

3) без указания конкретной даты исполнения - в срок не более 30 дней со дня получения (днем получения считается дата регистрации заведующей канцелярией Администрации);

4) запросы депутатов Законодательного Собрания Челябинской области и депутатов представительных органов местного самоуправления - в 15-дневный срок;

5) экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области - в течение 30 дней со дня получения;

6) протесты прокуратуры Челябинской области, Чебаркульской городской прокуратуры - в 10-дневный срок со дня получения;

7) представления прокуратуры Челябинской области, Чебаркульской городской прокуратуры - в срок не более 30 дней со дня получения.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

89. Все документы, направляются в специалистам Администрации для исполнения через заведующего канцелярией Администрации.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым (приложение 4). Ему направляется оригинал документа. По резолюции Главы сельского поселения необходимое количество копий для передачи их исполнителям тиражирует специалист Администрации.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Не позднее чем за пять календарных дней до истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.
Прохождение исходящей корреспонденции
90. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку служебных документов в организации, должностным лицам и гражданам.

91. Подписанные Главой района руководителями структурных подразделений Администрации документы передаются заведующий канцелярией Администрации для регистрации и отправки.

92. Представленные к отправке документы должны быть правильно оформлены и согласованы в установленном порядке:

1) ответственность за составление и оформление документа возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа;

2) проекты документов Администрации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

3) до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

4) исходящим документам присваиваются регистрационные номера;

5) документ регистрируется в электронной базе данных путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию должностного лица, подписавшего документ, краткое содержание документа, адресата;

6) в письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в регистрационной карточке входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа);

7) исходящие документы представляются заведующему канцелярией в 3-х экземплярах: подлинник направляется адресатам, а копии с регистрационным номером возвращается исполнителям и остается в деле.

93. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.

Средства факсимильной связи установлены в приемной Главы района, управляющего делами Администрации.

Документы, поступающие в приемную Главы района по каналам факсимильной связи, регистрируются заведующим канцелярией.

Для отправки документа факсимильной связью обязательно указание точного номера факса (при необходимости - кода города) и организации.

После передачи документа по каналам факсимильной связи он направляется адресату почтовой связью.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования».

94. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
IV. Контроль исполнения документов и поручений
95. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

96. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Главой района, его заместителями, управляющим делами.

97. Контроль по срокам исполнения документов и поручений специалистами Администрации осуществляет инспектор Администрации.
Контроль поручений Главы сельского поселения

по служебной корреспонденции
98. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных, который координирует работу соисполнителей.

Исполнители не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю свои предложения для обобщения и составления ответа. Исполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

За 5 рабочих дней до истечения контрольного срока управляющий делами Администрации направляет напоминание ответственному исполнителю.

99. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции Главы сельского поселения. Поручения с пометкой «Срочно» исполняются не более чем в трехдневный срок.

При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет на имя Главы района мотивированную просьбу о его продлении.

100. Изменение срока исполнения фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

101. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

102. Решение о снятии документа с контроля принимается только Главой сельского поселения.
V. Особенности работы с электронными документами
103. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются специалистами Администрации.

104. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Администрации. Документы, создаваемые в структурных подразделениях Администрации и поступающие к нему на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

105. Электронные сообщения, поступающие по системе электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Администрации. Система электронного документооборота Администрации должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе электронного документооборота.

106. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Администрации реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

107. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

108. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации.

109. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

Переписка с областью. Электронные документы.

110. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

111. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

112. Поступившие из Администрации в архивный отдел Администрации электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
VI. Документальный фонд Администрации
113. Разработка и ведение номенклатуры дел:

1) в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на 5 лет составляется номенклатура дел Администрации (далее именуется - номенклатура дел);

2) номенклатура дел утверждается распоряжением Администрации Чебаркульского муниципального района;

3) номенклатура дел согласовывается с Государственным комитетом по делам архивов Челябинской области не реже одного раза в 5 лет;

4) индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и порядкового номера в пределах конкретного подразделения;

5) в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, в том числе справочные и контрольные карточки, личные дела;

6) заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки;

7) срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел со ссылкой на «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

114. Формирование дел и их текущее хранение:

1) формирование дел в Администрации осуществляется в соответствии с номенклатурой дел каждого структурного подразделения (приложение 12,13);

2) при формировании дел проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, отметок об исполнении, о списании в дело. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело;

3) при формировании дел соблюдаются следующие правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;

в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);

4) законодательные акты Российской Федерации группируются в дела по видам в хронологической последовательности вместе с приложениями;

5) обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от переписки по другим вопросам;

6) каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов;

8) лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам, отчествам;

9) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;

10) при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

11) номер дела, в которое будет подшит документ, определяется его регистрационным номером. На документе проставляется отметка «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения;

12) ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Администрации несут их руководители;

13) по истечении срока хранения дел в структурных подразделениях Администрации по месту их заведения документы постоянного срока хранения по описям передаются в архивный отдел Администрации.

115. Оформление дел:

1) сформированные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению и описанию;

2) полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной подписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и другие);

3) для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления;

4) обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, на которой указываются: наименование организации, наименование отдела, номер дела (тома, части), заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела;

5) заголовки дел на обложки переносят из номенклатуры дел организации.

116. Составление и оформление описи дел:

1) на все завершенные и полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи;

2) описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

3) описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе их деятельности;

4) заголовки дел, включенные в годовой раздел описи постоянного хранения и по личному составу, нумеруются в валовом порядке;

5) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел описи постоянного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией;

6) в конце годового раздела описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел;

7) к годовым разделам описи на дела постоянного хранения составляется предисловие, если в организации происходили изменения в названии и подчиненности;

8) в предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структура организации за период, который охватывают дела описи;

9) несколько годовых разделов описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел, в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью, каждой законченной описи присваивается номер;

10) законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам описей дел, изымаются;

11) опись дел постоянного хранения печатается в 4 экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в объединенный государственный архив Челябинской области, а один остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

117. Текущее хранение документов и дел:

1) с момента заведения и до передачи дел в архивный отдел Администрации они хранятся по месту их формирования;

2) руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел;

3) дела находятся в рабочих комнатах и располагаются в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;

4) в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел;

5) копии номенклатуры дел или выписки из нее помещаются на внутренней стороне шкафа для хранения документов. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел;

6) выдача дел другим структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам;

7) изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

118. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению:

1) экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения;

2) для организации и проведения экспертизы ценности документов Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).

3) экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством архивного отдела Администрации;

4) при проведении экспертизы ценности осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче в архив и подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, в том числе со сроком хранения «До минования надобности», выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел;

5) по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, по личному составу и акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению;

6) результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению;

7) дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2010 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 г.);

8) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Администрации (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

9) отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК).
VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов
Учет печатей и штампов

119. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

120. Штамп - устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.

121. На печати Администрации помещается полный герб Чебаркульского муниципального района.

122. Печати помимо указанных выше реквизитов должны содержать:

код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

123. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

124. Простые печати (без изображения герба) проставляются на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.

125. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

126. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте (как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.») без захвата наименования должности.

127. Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

128. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

129. Разрешение о необходимости изготовления печатей, штампов и определение их количества дает глава Администрации, который проверяет представленный заказ на соответствие требованиям государственного стандарта и утверждает образцы макетов печатей и штампов, после чего заказ размещается на предприятии - изготовителе печатей, имеющем лицензию на эти работы.

130. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

131. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений (служебных кабинетов) не допускается.

132. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются с оформлением соответствующего акта и отметкой в журнале учета.

VIII. Приложения к Инструкции по делопроизводству

в Администрации

Приложение 1
Полный герб ┌────────┐

Чебаркульского

муниципального района │ Герб │
└────────┘

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ

ЧЕБАРКУЛЬСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ БИШКИЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

------------------------------------------------------------------
от ___________________ № ____________

Бишкиль

Образец бланка постановления

Администрации Бишкильского сельского поселения

Приложение 2
Полный герб ┌────────┐

Чебаркульского

муниципального района │ Герб │

└────────┘
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ

ЧЕБАРКУЛЬСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ БИШКИЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

------------------------------------------------------------------
от ___________________ № ____________

Бишкиль

Образец бланка распоряжения

Администрации Чебаркульского муниципального района

Приложение 3
Полный герб ┌────────┐

Чебаркульского

муниципального района │ Герб │
└────────┘
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ

ЧЕБАРКУЛЬСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

МУНИЦИПАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

« АДМИНИСТРАЦИЯ БИШКИЛЬСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ»

456408 Челябинская область, тел. 8(351.68) 72-0-55

Чебаркульский район , эл. почта: adm- bishkil@ya.ru

п. Бишкиль, ул. Савельева, д.33


от «_________» ___________________ 2016 г. № ____________

на N ___________________________________

Образец бланка письма

Администрации Бишкильского сельского поселения
Приложение 4
Глава Администрации Бишкильского сельского поселения

------------------------------------------------------------------------

(содержание поручения)
Предложение внести до _____________ 2016 г.
Ответ заявителю дать до ____________ 2016 г.
за моей подписью
«___» __________ 2016 г. за подписью __________
_______________ С.П. Рабцевич
Вх. № _____________ от ____________ 2016 г.
размер: (А5) 148 x 210 мм

Образец бланка резолюции

Главы Администрации Бишкильского сельского поселения

Приложение 5
Правила оформления реквизитов документов
Герб Чебаркульского муниципального района:

изображение герба Чебаркульского муниципального района установлено решением Чебаркульского районного Совета депутатов второго созыва от 25.06.2003 года № 95.

На бланках документов Администрации, функциональных (отраслевых) органов, структурных подразделений Администрации герб Чебаркульского муниципального района изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование функционального (отраслевого) органа, структурного подразделения Администрации» (далее именуется - структурное подразделение).
Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Бишкиль) указывается в бланках документов Администрации, за исключением бланков писем.
Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: пример - 18.01.2012 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2012 г.
Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации
или:
Правительство

Челябинской области
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Начальнику Главного управления

по труду и занятости населения

Челябинской области
И.О. Фамилия
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Письмо (о чем?) (о ком?). Об оказании помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
Текст документа

В Администрации, функциональных (отраслевых) органах, структурных подразделениях Администрации документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили....

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, автором документа указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Главы Чебаркульского муниципального района от 13 августа 2012 г. № 150 "Об утверждении Порядка пользования ……………...»;

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.
Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не оказывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
На приложениях справочного характера к распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению Администрации Бишкильского сельского поселения

от 15.03.2012 г. № 350
Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
УТВЕРЖДЕНО

распоряжением Администрации Чебаркульского муниципального района

от 15.03.2012 г. № 350

Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:
1   2   3   4   5   6

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconИнструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского...
Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconИнструкция по кадровому делопроизводству в администрации Новоямского...
В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconИнструкция по делопроизводству и архиву в администрации Пожвинского...
В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в Пожвинском сельском поселении

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconТерриториальная избирательная комиссиия
Ельского поселения, елизаветинского сельского поселения, кобринского сельского поселения, новосветского сельского поселения, пудомягского...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconПоложение о порядке обработки и защиты персональных данных в администрации...
Ии администрации сельского поселения (Н. П. Свистуновой) довести под роспись до сотрудников администрации сельского поселения, обязанности...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconДолжностная инструкция управляющего делами Администрации Парбигского сельского поселения
В целях установления правил организации деятельности Администрации Парбигского сельского поселения, в соответствии с Уставом муниципального...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconАдминистрации васюринского сельского поселения динского района
Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-фз "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации",...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск