Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011


Скачать 107.56 Kb.
НазваниеПамятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011
ТипПамятка
filling-form.ru > Бланки > Памятка


Архивный отдел

администрации города Кемерово

Памятка

по формированию и оформлению дел

Кемерово - 2011

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Порядок формирования дел:

а) помещение в дело только исполненных документов, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

б) расположение документов внутри дела в определенной последовательности (хронологической или по алфавиту).
Основные требования при формировании дел:

а) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

б) в дело включать по одному экземпляру каждого документа;

в) группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: судебные дела; документы выборных органов, которые группируются за период их созыва; переходящие дела; личные дела, в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и др.);

г) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если документов будет больше, заводят следующий том дела с тем же заголовком). При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.;

д) в дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

е) внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами;

ж) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

з) плановая и отчетная документация помещается в делах того года, к которому она относится. Например, план работы на 2010г. был составлен в 2009г., но будет помещен в дело 2010г. Напротив, отчет за 2009г. будет составлен в 2010-м, но поместят его к документам 2009г.;

и) поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

к) приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

л) приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и др.), группировать в отдельные дела;

м) документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

н) лицевые счета по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

о) предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

п) переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дела – комплекс работ по подготовке дела к хранению.
Оформление может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения.

Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает:

а) переплет дела;

б) нумерацию листов дела;

в) составление листа-заверителя;

г) составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);

д) оформление обложки дела.

Переплет дела:

документы, составляющие дела, переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

Нумерация листов:

в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа черным простым карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новая заверительная надпись, а старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.

Составление листа-заверителя (заверительной надписи):

чистый бланк листа-заверителя подшивается в конце каждого дела. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме.

В нем указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). Оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заполняется черной пастой.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Составление внутренней описи документов дела:

располагается в начале дела и составляется для учета документов постоянного хранения и по личному составу (особо ценные, личные, судебные и др.).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Если дело переплетено без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Оформление обложки дела:

имеет установленную форму. На обложке дела указываются:

- наименование организации (структурного подразделения);

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- номер дела по описи дел;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно», на делах по личному составу – «75 лет»).

Заполняется черной пастой.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и др.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ;
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи

Осо­бен­нос­ти фи­зи­чес­ко­го сос­тоя­ния и фор­ми­ро­ва­ния де­ла

Но­ме­ра
лис­тов

1

2

































Наименование должности
работника













(подпись)




(расшифровка подписи)

Дата








Ф. №






















Оп. №






















Д. №































(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО №




ТОМ №




(Заголовок дела)
(Крайние даты)


На ______ листах

Хранить ________

Ф. №







Оп. №







Д. №

















ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед.хр. № _____





п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера

листов ед.хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6




















Итого ___________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ .

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата



Похожие:

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconАрхивный отдел администрации города Кемерово памятка по составлению...
Настоящая Памятка определяет порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и предназначена...

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconПолезные ссылки Служба занятости в интернете
Работа в Кемерово вакансии и поиск сотрудников в Кемерово, предприятия Кемерово

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconОб утверждении положения
Во исполнение пункта 1 постановления администрации города Кемерово от 14. 02. 2011 n 26 "О введении новых систем оплаты труда работников...

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconМетодические рекомендации по формированию и оформлению дел по личному составу
Виды документов по личному составу и нормативно-правовая база, регламентирующая их учет и сохранность 3

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconНастоящая памятка составлена для определения методики работы по техническому...
Памятка также предназначена для сотрудников отделов, осуществляющих научно-техническую обработку документов в организациях, и может...

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconОб утверждении административного регламента
Фз "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Кемерово, постановлением администрации...

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconМетодические рекомендации по проведению проверки деятельности информационных...
Российской Федерации надзора за соблюдением законности в деятельности отделов статистики информационных центров органов внутренних...

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconПоложение о комитете по жилищным вопросам администрации города Кемерово
В соответствии с постановлением Кемеровского городского Совета народных депутатов от 27. 01. 2006 №308 «Об утверждении структуры...

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconМетодическое пособие по составлению номенклатуры дел в организациях...
Кемерово за период своего существования имеют в своем арсенале множество всякого рода документации. Существование нормального документооборота...

Памятка по формированию и оформлению дел Кемерово 2011 iconАдминистрация города Кемерово
Кемерово", постановления Главы города от 21. 04. 2009 №38 "Об утверждении Порядка сноса (опиловки, реконструкции) зеленых насаждений...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
filling-form.ru

Поиск