3. Расчеты с подотчетными лицами 3.1. Организация расчетов с подотчетными лицами
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам своих подразделений, филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности учреждения.
Подотчетным лицом является сотрудник организации, которому выдаются наличные денежные средства из кассы для оплаты приобретаемых им за наличный расчет материалов или работ (услуг).
Цели, на которые обычно выдаются подотчет денежные средства это:
хозяйственно-операционные расходы;
расходы на служебные командировки по территории РФ и за границу;
представительские расходы.
Список лиц, которым могут быть выданы денежные средства, подотчет, утверждается руководитель организации. Утвердить такой список руководитель может как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. В этом же документе можно оговорить и срок, на который они выдаются, т.к. согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Упоминать в приказе работников, получающих денежные средства на командировку не нужно, так как в данном случае издается отдельный приказ о направлении их в служебную командировку.
При наличии имеющейся задолженности за подотчетным лицом по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается (основание п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40).
На практике подотчетными лицами допускаются, как правило, следующие ошибки:
- расходование денежных средств не на те цели, на которые они были предусмотрены при их выдаче;
- передача полученных подотчетных сумм одним работником другом.
(основание п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40)
3.2. Хозяйственно-операционные расходы
Под расходами на хозяйственно-операционные нужды обычно понимаются расходы по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта.
Оплачивая те или иные расходы, сотрудник организации действует от ее имени, следовательно, нужно помнить о предельном размере расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ равен 100 000 руб. по одной сделке.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа. Причем сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб. и налагается на организацию, которая расплатилась наличными. За это нарушение административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. может быть наложен и на руководителя организации (основание п. 15.1 КоАП РФ).
На практике часто возникает ситуация, когда сотрудники фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета организация компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды организации, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - средств их кассы организации до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный «подотчет наоборот». Данную операцию следует рассматривать как использование заемных средств.
3.3. Командировочные расходы
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, таковыми не признаются.
В командировку не могут быть направлены:
- беременные женщины;
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет. Они могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено медицинскими рекомендациями. Кроме того, они вправе отказаться от направления в служебную командировку. Такие же права предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения последними возраста 18 лет, а также работникам, которые осуществляют уход за больными членами их семей в соответствии с медицинскими заключениями (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений) (ст. 268 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой) (ст. 203 ТК РФ).
С 25 октября 2008 начало действовать Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) которое в настоящий момент и регулирует порядок направления сотрудников в командировки. Поэтому остановимся на основных моментах вышеназванного Положения.
Прежде всего, отметим, что Положение № 749 определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки не только в пределах территории Российской Федерации, но и на территории иностранных государств.
Главным новшество Положения № 749 - отсутствие ограничительного срока служебной командировки (ранее продолжительность нахождения работника в служебной командировке не могла превышать 40 дней). В Положении № 749 не установлено каких-либо конкретных сроков нахождения работника в командировке, а только сказано, что срок должен определяться работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (основание п. 4 Положения № 749), т.к. ТК РФ тоже не устанавливает никаких ограничительных сроков, можно сделать вывод, что организация вправе направить работника в командировку на любой срок.
Новое положение устранило пробел в вопросе, является ли служебной командировкой поездка работника в территориально обособленное подразделение (представительство, филиал) теперь в п. 3 Положения № 749 указано, что данная поездка также является служебной командировкой.
При направлении работника в служебную командировку руководитель организации должен определить цель его командировки, которая указывается в служебном задании (утверждается работодателем). На основании решения работодателя оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10 (основание п. 7 Положения № 749). Этот документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Для загранкомандировок Положением № 749 расширило перечень расходов, которые возмещаются работнику: к ним прибавились затраты на оформление загранпаспорта, визы и иных выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; стоимость медицинской страховки и другие обязательные платежи и сборы.
При оформлении загранкомандировок, следует обратить внимание на то, что порядок оформления командировок в страны - участницы СНГ и в другие государства разный.
так при направлении работника в загранкомандировку оформления командировочного удостоверения не требуется. Исключение сделано только для стран - участниц СНГ, так как в соответствии с п. 19 Положения № 749 при направлении сотрудника в эти страны даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в удостоверении, оформленном как при командировании в пределах РФ.
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Согласно п. 17 Положения № 749 за время нахождения работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, в пути суточные выплачиваются:
при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых для командировок в пределах территории РФ;
при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, предусмотренных для загранкомандировок.
Согласно п. 18 данного Положения при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Указанные даты определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое сотрудника направляется.
В случае, когда работник выехал в загранкомандировку и возвратился на территорию РФ в тот же день. В этом случае суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату для командировок на территории иностранных государств (основание п.20 Положения № 749).
В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (основание п. 19 Положения № 749).
Пунктом 25 этого Положения предусмотрен порядок возмещения работнику затрат по найму жилого помещения и суточных в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке. Такие расходы оплачиваются работнику в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. Предусмотрена также оплата предъявленного работником листка нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.
Согласно п. 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Согласно п. 26 Положения № 749 и п.11 Порядка ведения кассовых операций работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Если у подотчетного лица осталась часть неиспользованного аванса, то ее следует внести в кассу организации также в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.
Согласно ст. 137 ТК РФ, если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс.
3.3.1 Налогообложение командировочных расходов
Налог на доходы физических лиц
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от налогообложения доходы физических лиц в виде компенсационных выплат (в пределах норм), установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления.
При оплате работнику расходов на командировки, как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:
суточные, выплачиваемые в сумме, не превышающей 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. В том случае, если локальным актом организации предусмотрена выплата работникам суточных в сумме, превышающей указанные выше размеры, то суммы превышения подлежат обложению НДФЛ;
фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
сборы за услуги аэропортов;
комиссионные сборы;
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
расходы на провоз багажа;
расходы по найму жилого помещения;
расходы по оплате услуг связи;
расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
расходы по получению виз;
расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Единый социальный налог
Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников, как внутри страны, так и за ее пределы, освобождаются от обложения ЕСН суточные в пределах норм, утвержденных коллективным договором или локальным нормативным актом, а также остальные расходы, связанные со служебной командировкой, перечисленные выше.
Налог на прибыль
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относят фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по командировкам.
К расходам на командировки, в частности относятся расходы на:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
С 01 января 2009 года нормы суточных для целей налогообложения прибыли каждая организация устанавливает самостоятельно.
Налог на добавленную стоимость
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ суммы налога принимаются к вычету на основании либо счетов-фактур, либо иных документов.
Что следует понимать под иными документами?
Из п. 10 Постановления Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» следует, что при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
Следовательно, под иными документами следует понимать бланки строгой отчетности.
Таким образом, основанием для принятия НДС к вычету являются либо счета-фактуры, либо бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.
|
