Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера методические рекомендации освещают правовые, организационные, методические вопросы работы по исполнению запросов социально-правового характера,
Скачать 2.71 Mb.
|
Помимо вышеперечисленных сведений для некоторых отраслей заявителю предоставляются дополнительные сведения, которые запрашивает орган, осуществляющий пенсионное обеспечение. При исполнении запросов, подтверждающих льготный стаж в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, в архивной справке, кроме вышеперечисленных сведений, необходимо указывать: количество отработанных часов (подтверждается по лицевым счетам); количество отработанных дней в районах Крайнего Севера (подтверждается по карточкам учета дней пребывания в районах Крайнего Севера и лицевым счетам/ведомостям) (данные сведения оформляются в виде таблицы), сведения о ежегодных очередных отпусках (подтверждается по личным карточкам или лицевым счетам); сведения о выплате процентных (полярных северных) надбавок к заработной плате (приводятся на основании приказов о выплате надбавки, на основании лицевых счетов, отметок в личной карточке) (Приложение N 32). Исполняя запрос о периоде работы лица в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, следует учесть, что в запрашиваемый период включается рабочее время лица как непосредственно на объекте, так и время междусменного отдыха в вахтовом поселке, время в пути от местонахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно. При исполнении запросов, подтверждающих стаж работы в плавсоставе на суднах речного флота, необходимо указывать: - сведения о должности заявителя, наименованиях (типах) судов, на которых он работал в периоды навигации (подтверждается по приказам по основной деятельности) (Приложение N 31); - сведения о начале и окончании навигации (сведения о начале навигации содержатся в приказах по основной деятельности, об окончании навигации - в приказах по личному составу о переводе работника на другую должность в связи с постановкой судна на зимний отстой, о предоставлении работнику дополнительных дней к отпуску за период навигации) (Приложение N 31). При исполнении запросов граждан о педагогическом рабочем стаже следует иметь в виду, что до 01.09.2000 стаж лица в тех должностях и в тех учреждениях, которые указаны в Списке, засчитывался за весь период работы, независимо от норм педагогической или учебной нагрузки. С 01.09.2000 этот порядок изменился. Стаж работы исчисляется с учетом выполнения норм педагогической или учебной нагрузки (суммарно по основному и другим местам работы) применительно к должностям, указанным в Списке, в следующих образовательных учреждениях: школах всех наименований (за исключением открытой (сменной) общеобразовательной школы); гимназиях; межшкольных учебно-производственных комбинатах трудового обучения и профессиональной ориентации учащихся (межшкольный учебный комбинат); школах-интернатах; детских садах; яслях-садах (сад-ясли); детских яслях; техникумах; колледжах; училищах; лицеях . С учетом этого, в справках за период до 01.09.2000 для подтверждения педагогического рабочего стажа заявителю достаточно следующих сведений: должность, наименование учреждения и отвлечения (кроме совмещений). Другие сведения (количество отработанных дней/часов, ставка/педагогические часы и др.) не указываются. С 01.09.2000 в справке дополнительно указываются сведения о совмещениях, ставках, полном рабочем дне. При исполнении запросов о трудовом стаже работников сельского хозяйства важное значение имеют следующие сведения: - в отношении трактористов-машинистов колхозов, совхозов и других предприятий сельского хозяйства - указываются сведения о непосредственной занятости в производстве сельскохозяйственной продукции в течение полного полевого периода (в растениеводстве) или в течение всего года (в животноводстве); - в отношении женщин, работающих в качестве доярок (операторов машинного доения), свинарей-операторов в колхозах, совхозах и на других предприятиях сельского хозяйства - указываются сведения о выполнении установленных норм обслуживания (за период, начиная с 1 января 1991 г.). При исполнении запросов о льготном трудовом стаже следует обратить внимание на то, что в первичных документах ряда государственных архивов за ранние годы, в частности, о приеме на работу на должности, профессии на льготных условиях, значатся записи "г. с." или "г/с", т.е. "горячая сетка" (в настоящее время данные термины не применяются). Согласно списку N 1 в соответствующих разделах находится информация о горячих работах, горячих участках и др., т.е. о работе, выполнение которой обусловлено контактом работника с наиболее распространенными источниками тепла в условиях производства (литейного, плавильного или термического), и эта работа засчитывается в льготный трудовой стаж (Приложение N 33). В архивной справке о льготном стаже необходимо подтвердить отсутствие сведений о периодах, которые не засчитываются в трудовой стаж: "В отпусках без сохранения заработной платы, учебном, по уходу за ребенком, командировках и других отвлечениях от основной работы за ... (годы) не находился (указать виды документов)" (Приложения N N 29, 30). Если имеются какие-то сведения из вышеперечисленных, они приводятся в тексте архивной справки со ссылками на соответствующие архивные документы, и в архивной справке отмечается отсутствие остальных сведений: "Других сведений об отпусках без сохранения заработной платы, учебном, по уходу за ребенком, командировках и других отвлечениях от основной работы за ... (годы) не имеется" (Приложения N N 31, 32, 33). В архивной справке оговаривается отсутствие сведений о количестве отработанных часов в лицевых счетах и расчетных ведомостях: "В лицевых счетах (расчетных, платежных ведомостях) работников (название организации) за ... (годы) количество отработанного времени не указано" (Приложения N 29, 31, 33) или "В лицевых счетах (расчетных ведомостях) работников (название организации) за ... (годы) количество отработанного времени закодировано". В этом случае в сопроводительном письме сообщается, что "в архиве не имеются (имеются) сведения по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период". Если коды имеются, в сопроводительном письме дается их расшифровка. Если в табелях учета рабочего времени отсутствует Ф.И.О. запрашиваемого лица, это отмечается в тексте архивной справки: "В табелях учета рабочего времени сотрудников (название организации) за ... (указать годы) фамилия (Ф.И.О.) не значится". В архивной справке оговаривается отсутствие начислений на зарплату: "В ведомостях (лицевых счетах) (Ф.И.О.) за (месяцы и годы) начислений зарплаты нет". В сопроводительном письме к архивной справке указываются случаи отсутствия табелей учета рабочего времени или невозможности их использовать: "Табели учета рабочего времени работников (название организации) за ... (годы) на хранение в архив не поступали (в архиве не сохранились)" (Приложения N 29, 31, 33). Особенностью составления архивной справки о льготном стаже является то, что информация о видах документов, содержащих искомые сведения, располагается в зависимости от содержания этих документов и их функционального назначения, а уже затем, внутри данной группы, - по хронологии. 3.3.3. Исполнение запросов о заработной плате Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы рабочих и служащих, с которой начисляется пенсия, служат лицевые счета (карточки начисления заработной платы), табуляграммы, расчетные ведомости, платежные ведомости, расчетно-платежные ведомости, расчетные листы, налоговые карточки по учету доходов и налога физических лиц (графа "Сумма валового совокупного годового дохода") индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (графа "Общие начисления, учитываемые при назначении пенсии") (форма СЭВ-3) , индивидуальные карточки сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога; для вольнонаемных в военных учреждениях - раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу, лицевые карточки на выплату заработной платы вольнонаемному составу. В случае утраты первичных бухгалтерских документов к документам, косвенно подтверждающим фактический заработок заявителя на конкретном предприятии, могут быть отнесены невостребованные партийные, профсоюзные, комсомольские билеты, учетные карточки членов партии, комсомола и профсоюза, расчетные книжки (расчетные листы), оформленные с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда . Косвенные сведения могут содержаться также в личных карточках (ф. Т-2) (Приложение N 40). При наличии нескольких видов документов в первую очередь используются лицевые счета или расчетные (платежные) ведомости. Обязательным требованием при их использовании является указание месяца и года, в которых находятся искомые сведения о заявителе (Приложения N N 35, 43). При отсутствии названных документов о зарплате должностной оклад может быть указан на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам (личному составу) или по основной деятельности. Однако, следует учитывать, что не все выплаты оформлялись соответствующими распорядительными документами, в связи с чем справка может быть неполной. Особую сложность составляет определение выплат за внештатную работу (получение платы за изобретения, открытия, научную деятельность, выплаты за проведение экспертизы проектов, составление заключений и т.д.). Основными документами, по которым проводились эти выплаты, являлись, как правило, платежные поручения, которые во многих случаях не сохранились (срок хранения - 5 лет) или распорядительные документы соответствующих ведомств, которые могут находиться в приказах по основной деятельности (Приложение N 37). Справка о размере заработной платы для начисления или перерасчета пенсии выдается за 5 лет (за любые 60 месяцев подряд в течение всей трудовой деятельности). Справки, выдаваемые архивными органами, должны строго соответствовать бухгалтерским документам организации. Архив не вправе производить какие-либо подсчеты и вычеты и делать комментарии. Данные приводятся отдельно за каждый месяц, год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При просмотре документов по начислению заработной платы следует смотреть графу "всего начислено", но не графу "сумма к выдаче". При исполнении запроса следует иметь в виду, что в состав заработка, из которого исчисляется пенсия, включаются все виды вознаграждений за работу, включая оплату за сверхурочную работу, за работу в выходные (праздничные) дни, за совместительство, пособие за период временной нетрудоспособности и отпуска по беременности и родам, стипендия, выплачиваемая за период обучения. Если в организации при совмещении должностей на одного человека заполнялись две ведомости, в архивную справку переносится информация из каждого документа, по каждому месяцу, без общего подсчета размера заработной платы (Приложение N 38). Авторский гонорар учитывается наравне с заработком за другую работу и указывается отдельно от заработной платы (Приложение N 39). Имеющиеся начисления заработной платы учитываются или в итоговой графе лицевого счета, или приводятся после таблицы в конце архивной справки (Приложение N 42). При отсутствии начислений за какой-либо месяц в соответствующей графе архивной справки делается пометка "нет начислений" и после таблицы указывается причина, по которой заработная плата в этот период не начислялась (Приложение N 40). Если причина не обнаружена, делается запись после таблицы: "В документах (указываются виды документов) за ... (год) сведений о причине отсутствия начислений заработной платы Ф.И.О. в (указывается период) не имеется" или "В (указать вид документа) виды начислений заработной платы Ф.И.О. не установлены" (Приложение N 36). Суммы ряда выплат (выплаты по временной нетрудоспособности, отпускные, премии) указываются в строке того месяца, на который приходятся соответствующие периоды временной нетрудоспособности, а также основных и дополнительных отпусков, премий (Приложение N 41). Если в справку о заработной плате включен период нахождения работника в декретном отпуске, то в справке указываются суммы начисления по больничным листам по беременности и родам, так как пособия по беременности и родам являются самостоятельным видом пособий по государственному социальному страхованию, с которого не удерживаются страховые взносы. Период нахождения в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком подтверждается приказами (распоряжениями), а при их отсутствии - сведениями из личной карточки, личного дела, записями на обложках лицевых счетов, в ведомостях на получение зарплаты (Приложение N 42). Кроме того, необходимо иметь в виду, что неполные месяцы, месяцы отпуска, предоставляемые в связи с уходом за ребенком в возрасте до 3 лет, время работы, в течение которого гражданин являлся инвалидом или получал возмещение ущерба, причиненного увечьем либо иным повреждением здоровья, осуществлял уход за инвалидом первой группы, ребенком-инвалидом или престарелым, заменяются другими периодами, непосредственно предшествующими избранному периоду или непосредственно следующими за ним. Поэтому, если в архивных документах подобные сведения имеются, они обязательно включаются в справку для набирания 60-месячного срока по зарплате. При составлении архивной справки о заработной плате необходимо учитывать, что до 1991 г. выплаты единовременного характера при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) в архивной справке не отражаются, так как они при исчислении пенсии не учитываются. Соответствующая запись делается в строке месяца начисления: "комп. не вкл.", "комп. и вых. пособ. не вкл." (Приложение N 40) или даются пояснения после таблицы: "Компенсация за неиспользованный отпуск в размер заработной платы не включена", "Сведений о начислении компенсации за неиспользованный отпуск в лицевом счете (Ф.И.О.) за (указывается год) не имеется". Если документы по начислению заработной платы составлены с использованием кодов и в архиве имеется классификатор по их расшифровке, возможны два варианта. В первом варианте в архивную справку сведения переносятся так, как они обозначены в документах, т.е. под кодом. После таблицы даются пояснения: "В таблицу включены сведения о начислениях и удержаниях по кодам так, как они обозначены в (указывается вид документа)" (Приложение N 43) или: "В (указать вид документа) за (указать период) включены начисления под кодом (номер кода) в размере (указывается сумма в рублях и копейках)". Расшифровка кодов дается в сопроводительном письме к архивной справке. Во втором варианте - если документы находятся в удовлетворительном физическом состоянии, можно сканировать (отксерокопировать) документы и классификатор. Если классификатор отсутствует и нет возможности расшифровать документ, это также оговаривается в сопроводительном письме: "(указать вид документа) за (указать период) составлен(ны) с использованием кодов, поэтому предоставить сведения о ... (указать, какие именно) невозможно". В архивную справку о заработной плате за период с сентября 1991 г. включаются сведения о наличии или отсутствии отчислений в ПФ РФ: "Со всех включенных в (указать виды документов) сумм за (указать годы) указаны (не указаны) отчисления в ПФ РФ" (Приложения N N 36, 43, 45). Отчисления в ПФ РФ невозможно указать в том случае, если сведения по кодам оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период на хранение в государственный архив не поступали. Наличие или отсутствие сведений по кодам (и их расшифровке) (в основном - об отсутствии сведений) оговаривается в сопроводительном письме к архивной справке: "В архиве имеются (не имеются) сведения по кодам оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период" (Приложения N N 36, 43, 45). В архивной справке в графах о заработной плате за какие-то месяцы может проставляться прочерк в следующих случаях: документы, подтверждающие размер заработной платы, за этот период не сохранились; эти документы не поступали на государственное хранение; в документах за этот период фамилия запрашиваемого лица не значится. Два первых случая оговариваются в сопроводительном письме "... (указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) не сохранились (не поступали на государственное хранение или на хранение в архив не поступали)". Третий случай оговаривается в основной части архивной справки после таблицы: "В ... (указать виды документов) работников (указать название организации) за (указать годы) фамилия (Ф.И.О.) не значится" (Приложение N 39). |
Похожие:
 | Приведены конкретные примеры оформления архивных справок по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан |  | ФЗ, Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера сиф оцнти вниидад №250 от 20. 03. 2012 и определяет... |
| Администрация октябрьского районного муниципального образования республики калмыкия | | Алее Памятка) возникла при исполнении большого количества запросов социально-правового характера, которое требовало четкую организацию... |
| Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16) | | Список рекомендуемых адресов для поиска сведений социально- правового характера (Приложение №16) |
| Вниидад канд ист наук И. В. Волкова (руководитель темы), составители: канд ист наук И. А. Дегтярева (отв исполнитель), канд ист наук... | | К запросам социально-правового характера, исполняемым государственными архивами Тверской области, относятся запросы |
| К запросам социально-правового характера, исполняемым государственными архивами Тверской области, относятся запросы | | Исполнение запросов пользователей предусматривает подготовку и предоставление соответствующих информационных документов в целях обеспечения... |