Скачать 247.31 Kb.
|
Инвентаризация ТМЦ. Содержание:
Время: 1 час 30 минут Порядок действий: Инвентаризация ТМЦ. Общие сведения. Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – это сравнение фактического наличия товара на ТТ с теоретическими остатками (товар, который числится в ПАК Рарус). Таким образом, весь товар, который находится на ТТ, подлежит обязательному пересчету и сверке. Так же, помимо пересчета товара, принадлежащего компании, на ТТ проводится инвентаризация «Товары на ответственном хранении» – это инвентаризация всех аппаратов, принятых на проверку качества и ремонт (то есть товара, принадлежащего клиентам). Чтобы посмотреть какой товар и в каком количестве числится на остатках ТТ – необходимо зайти в меню «Отчеты» и выбрать пункт «Отчет за день». В появившемся окне указать текущий операционный день, а так же проставить две галочки:
Для вывода информации на экран необходимо нажать кнопку «Сформировать» (для печати остатков, нажать кнопку «Печать»). Посмотреть остатки по товару, находящемуся на ответственном хранении можно через меню: Отчеты → Остатки товаров на ответственном хранении. Далее рассмотрим причины проведения инвентаризации. Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций. По способу проведения, инвентаризации делятся на два основных вида:
Инвентаризации, которые проводятся силами сотрудников ТТ, так же делятся на несколько видов (в виде таблицы):
Для проведения инвентаризации по согласованию (в присутствии Ома), необходимо в день инвентаризации подать в Отдел учета заявку в Базе заявок с приложенной отсканированной служебной запиской с подписями Ома и сотрудников ТТ. В содержимом заявки необходимо указать:
Важно!!! Заявка должна быть отправлена под логином и паролем Ома. При отсутствии данной заявки с правильно заполненной служебной запиской инвентаризация будет считаться несанкционированной и удаляться, а к коллективу ТТ будет применяться административная ответственность. Основания для проведения инвентаризации в ПАК Рарус. Существует несколько оснований инвентаризации, по которым проводится пересчет:
Проводится силами сотрудников ТТ.
Проводится силами сотрудников, только в присутствии ОМа.
Причиной проведения инвентаризации по «Приказу» является контрольная проверка ТТ сотрудниками ОКТО. Может быть проведена Полная (подтверждение всех остатков ТТ), так и Частичная инвентаризация (выборочная проверка остатков). Проверка проводится:
В ПАК Рарус создан отдельный список различных чрезвычайных ситуаций (ЧС), которые могут произойти на ТТ.
Важно!!! Для предотвращения подобных ситуаций, сотрудникам ТТ необходимо поддерживать постоянный визуальный контакт между собой, и в случае необходимости сообщайте о возникших подозрениях сотрудникам, находящимся в торговом зале. Стараться наблюдать в течение всего дня за движением людей в зале, особенно проявляющим интерес к дорогим моделям телефонов. При демонстрации товара просить свободных сотрудников ТТ наблюдать за залом.
Важно!!! В случае возникновения любой из вышеперечисленных форс-мажорных ситуаций необходимо сообщать о происшествии:
Проведение еженедельного пересчета (без фиксирования итогов в ПАК Рарус). Помимо инвентаризаций, которые проводятся по различным основаниям, так же пересчет товара необходимо проводить еженедельно, по воскресеньям или понедельникам (в зависимости от «загруженности» ТТ в тот или иной день). Это необходимо для того, чтобы своевременно выявлять и исправлять ошибки, которые могут вызвать недостачу (излишки) товара. Важно!!! Проводить инвентаризацию в ПАК Рарус, по итогам еженедельного пересчета, запрещено! Порядок еженедельного пересчета на ТТ:
Проведение еженедельного пересчета товара, позволит оперативно контролировать корректность товарных остатков ТТ, и на основании результатов этого контроля принимать меры для обеспечения более качественного учета товара. Проведение инвентаризации ТМЦ на основании «Приказа» (с участием инвентаризаторов). По прибытии на ТТ сотрудника отдела Контроля Торговых Операций (инвентаризатора), необходимо проверить у него удостоверение личности и уточнить в Отделе Коммуникаций, включен ли данный сотрудник в список лиц, имеющих право переписывать ТТ. Так же, инвентаризаторы должны предъявить документ – «Приказ на проведение инвентаризации», как основание для пересчета ТТ. Если всё в порядке, то на время проведения инвентаризации ТТ закрывается. Перепись ТТ проходит в три этапа:
Необходимо распечатать из программы ПАК Рарус «Бланк для инвентаризационной переписи». Именно по этому документу проводится перепись. Далее рассмотрим несколько правил, которыми необходимо руководствоваться при проведении инвентаризации:
Скан-копию «Листа согласования» инвентаризаторы в обязательном порядке отправляют на электронные адреса: ДОР, ОМ, ОКТО.
Важно!!! В период проведения сверки материально-ответственным лицам (сотрудникам) покидать ТТ запрещено.
Сотрудникам ТТ дается срок в 5 календарных дней, включая день проведения инвентаризации, на корректировку спорных позиций ТМЦ и окончательного согласования сличительной ведомости. В данных срок входит время подачи заявки в БЗ АХО, получение подтверждений смежных отделов, согласование действий с Отделом учета торговых операций. После переписи ТТ, инвентаризатор проводит анализ суммы расхождения выявленного в ходе инвентаризации. Если сумма расхождения превышает 15000 руб. инвентаризатор отправляет электронные копии объяснительной записки, Акта инвентаризации и Описи инвентаризации – ДОР, Ому и руководителю ОКТО. По окончании инвентаризации ТТ продолжает работать в обычном режиме. Важно!!! Необходимо учитывать, что после того, как сотрудники подпишут документы о проведении инвентаризации и согласуют документ «Сличительная ведомость» – итоги инвентаризации скорректировать будет невозможно! Проведение инвентаризации в ПАК Рарус. Перед проведением инвентаризации в ПАК Рарус, необходимо закрыть Операционный день. После закрытия Операционного дня, в ПАК Рарус будут зафиксированы остатки на текущий момент времени, с учетом всех движений товара за этот день, а так же автоматически отправлены отчеты для БТТ. Затем нужно заново открыть Операционный день и создать новый документ, для проведения инвентаризации в программе. Если за текущий день не было движения товара, то Операционный день закрывать не нужно! В зависимости от основания проведения инвентаризации необходимо создать один из двух документов: «Инвентаризация», или «Чрезвычайная ситуация». Документ «Инвентаризация». Для создания нового документа «Инвентаризация» необходимо зайти в меню: Документы Хранение товаров Инвентаризация (или через журнал инвентаризации товара). Важно!!! В случае проведения инвентаризации «По требованию ОМа», документ в ПАК Рарус не создается, а загружается автоматически (с основанием «Создана по требованию, дата»). Для проведения инвентаризации необходимо зайти в меню Документы Журнал инвентаризации товара вкладка Требования инвентаризации открыть загруженный документ. При открытии документ заполнится по остаткам автоматически. Также возможно провести частичную инвентаризацию по требованию. При таком основании документ инвентаризации можно заполнить частично. Далее, в созданном (или загруженном) документе нужно выбрать «Основание». Основание – Инвентаризация по требованию ОМа: Так как документ загружается автоматически, то все данные уже будут заполнены. В созданном (загруженном) документе, напротив товара есть 3 столбца:
Внесение изменений в документ «Инвентаризация» происходит следующим образом:
Важно!!! При выявлении в ходе инвентаризации аппарата, не числящегося на остатках ТТ – аппарат ставится на остатки ТТ, но продать его в дальнейшем нельзя (данный аппарат необходимо в обязательном порядке отправить в брак по причине «отправка по согласованию»). При попытке продать такой аппарат появляется сообщение:
Если товар в программе не числится, а по факту есть на ТТ, то необходимо добавить новую строку. Для этого нажать кнопку и выбрать товар из списка. После внесения всех изменений в программу, необходимо:
После проведения инвентаризации автоматически создается документ Сличительная ведомость, в которой отображены только расхождения по товару. Документ сличительной ведомости также можно посмотреть в меню: Документы → Журнал инвентаризаций → закладка «Сличительная ведомость». При наличии недостачи необходимо перейти на закладку «Сотрудники», где указать всех материально ответственных сотрудников ТТ (далее МОЛ). Но при этом, сумма расхождений по итогам инвентаризации, может быть распределена только между сотрудниками, виновными в недостаче. Для добавления сотрудника в список, достаточно просканировать его личный штрих-код или нажать на кнопку и выбирать из предложенного списка. Для распределения суммы недостачи, нужно в столбце Сумма, напротив фамилии указать сумму, которую данный сотрудник должен возместить. Важно!!! Сумма в графе «Итог» должна быть равна сумме в графе «Расхождений на сумму», иначе сохранить документ не удастся. Если сотрудники ТТ согласны с итогами инвентаризации, необходимо нажать кнопку: , появится сообщение: Необходимо нажать кнопку «Да». Важно!!! После нажатия кнопки «Согласовать» внести какие-либо исправления в документ «Инвентаризация» будет невозможно (разрешен только просмотр документа). Документ в режиме реального времени будет отправлен в офис. Данные по инвентаризации будут отправлены и зарегистрированы в учетных системах только в случае, если документ Согласован. В случае если сотрудники ТТ не согласны с итогами инвентаризации, то необходимо нажать кнопку «Не согласовывать», появится сообщение: Необходимо нажать кнопку «Да», после чего появится окно для ввода комментария: В данном окне в поле ввода необходимо указать причину несогласования, а так же артикул и наименование товара, расхождение по которому ТТ не согласовывает, и нажать кнопку «ОК». Для корректировки расхождений по Сличительной ведомости сотрудникам ТТ в течение 5 календарных дней, включая день инвентаризации, необходимо создать заявку в БЗ в Категории работ «Корректировка удержаний (дельт) по недостаче ТМЦ» и прикрепить к заявке подтверждающие документы. При отсутствии заявки и по истечении 5 календарных дней сличительная ведомость будет согласована БТТ принудительно! Основание – Решение бригады.
При выборе основания «Решение бригады», документ необходимо заполнить только по тем позициям, по которым ведется пересчет.
В открывшемся окне необходимо указать IMEI телефона, который необходимо заменить и нажать «ОК». Для отмены пересорта необходимо встать на нужную строку и еще раз нажать кнопку «Обмен» . Далее провести документ.
Ввести артикул телефона нажать кнопку «Обмен» выбрать пункт «Сменить номенклатуру» из предложенного списка выбрать нужную номенклатуру провести документ.
Ввести артикул телефона нажать кнопку «Обмен» выбрать «Сменить ИМЕЙ» в открывшемся окне ввести верный IMEI провести документ. Важно!!! Пересорт возможно убрать только в рамках одной модели, дельта должна быть равна (0)!
При выборе основания «Решение бригады» в поле «Причина проведения» указывается «Инвентаризация POSM». При выборе данной причины документ заполняется по остаткам POSM автоматически. Добавление другой номенклатуры невозможно.
При поступлении из офиса распоряжения о Замене одного артикула на другой, в ПАК Рарус сделана автоматическая замена товара по остаткам. При этом выводиться окно с предупреждением сотрудников ТТ о поступлении распоряжения из офиса и замене артикулов: Если товар со «старым» артикулом есть на остатках ТТ, автоматически проводиться инвентаризация. При этом в окне сообщений появится информация: Документ «Чрезвычайная ситуация». Для создания нового документа «Чрезвычайная ситуация» необходимо зайти в меню Документы Журнал общий закладка Чрезвычайная ситуация нажать кнопку Новый. Вид «чрезвычайной ситуации» необходимо выбирать из предложенного списка:
Как уже говорили ранее, силами сотрудников ТТ инвентаризация проводится только по первым трем причинам. Все основные действия по внесению позиций в документ «Чрезвычайная ситуация» и фиксированию расхождений (распределению недостачи на сотрудников) – проводятся по аналогии с документом «Инвентаризация», за исключением некоторых нюансов:
При создании документа с данной причиной сверху появляется закладка «Изъятие», где необходимо заполнить ФИО, место работы, должность сотрудника, изымающего товар и номер акта изъятия:
Для проведения возврата изъятого товара необходимо: зайти в меню Документы Журнал общий вкладка Чрезвычайная ситуация, установить курсор на созданном ранее документе «изъятия товара», щелкнуть правой кнопкой мышки и выбрать «Ввести на основании». В открывшемся окне необходимо выбрать строки для добавления в документ и нажать «ОК»: Выбранный товар встанет на остатки ТТ.
В отличие от инвентаризации по всем остаткам, в данном случае необходимо заполнять документ только по украденным позициям! Для этого нужно в электронном документе нажать кнопку и выбрать товар из списка. Формирование и отправка документов. Формирование документов. В обязательном порядке, комплект документов формируется только при проведении инвентаризации на основании «Приказ», проводимой сотрудниками ОКТО (инвентаризаторами). Во всех остальных случаях (при проведении инвентаризации собственными силами), распечатка и отправка комплекта документов в офис не обязательна! Исключением является инвентаризация по причине «Изъятие товара МВД». В этом случае, в офис отправляется комплект документов, подтверждающий изъятие товара представителями МВД (Протокол, Постановление). Для печати документов, необходимо зайти в меню: Документы → Журнал инвентаризации товаров → выбрать вкладку Инвентаризация или Сличительная ведомость → выделить необходимый документ в журнале, и нажать кнопку «Печать» (на панели, справа) → в появившемся списке выбрать необходимый документ (или сразу весь комплект документов). Документы, которые входят в основной комплект:
При печати 2-го и 3-го документа, программа запросит количество МОЛ (материально ответственных лиц). Необходимо ввести количество всех сотрудников ТТ. Если при проведении инвентаризации, обнаружена недостача, которая распределяется на сотрудников, то дополнительно к основному комплекту оформляются:
Печать документа «Приказ о составе инвентаризационной комиссии» проводится не из ПАК Рарус, а заполняется специальный шаблон, хранящийся на компьютере. Печать документа «Инвентаризационная опись», проводится из документа Инвентаризация. Печать остальных документов, проводится из документа Сличительная ведомость. Необходимо учитывать данную особенность, и для печати выбирать соответствующую вкладку в ПАК Рарус. Важно!!! При проведении инвентаризации сотрудниками ОКТО, все документы составляются (печатаются) в 2-ух экземплярах (один комплект документов отправляется в ДП, второй забирают сотрудники ОКТО). При необходимости отправки документов по другим основаниям, документы оформляются в 1-ом экземпляре, и отправляются в ДП. Оформление документов. Инвентаризационную опись и Сличительную ведомость (по видам собственности), должны подписать все материально ответственные сотрудники ТТ. Так же, в Инвентаризационной описи, в строке «Председатель комиссии» и «Члены комиссии» - должны поставить подпись РТТ и 1-2 сотрудника ТТ. При проведении инвентаризации по «Приказу», в данных строках ставят подписи сотрудники ОКТО. В Приказе об удержании и в Приложении 1 ничего указывать не нужно (документы только для ознакомления). В Протоколе общего собрания ставят подписи все сотрудники ТТ (МОЛ), но удержание проводится только с сотрудников, на которых были распределены суммы недостачи. При проведении инвентаризации по «Приказу», также ставят подписи сотрудники ОКТО. В Приложении 2 – ставят подпись все сотрудники ТТ (МОЛ). Объяснительные записки составляются на имя ген. директора только сотрудниками, на которых были распределены суммы для удержания в протоколе. Это могут быть как несколько объяснительных, от каждого сотрудника отдельно, так и одна общая объяснительная, подписанная всеми ответственными сотрудниками. Отправка документов в офис. Все документы, составленные по итогам инвентаризации ТМЦ, необходимо вложить в отдельный прозрачный файл, на файле маркером указать «Инвентаризация ТМЦ» и передать в офис с ближайшим водителем. Хранить на ТТ оригиналы или копии документов не нужно! Для региона МС/МО/ЦР – дополнительно перед отправкой, документы необходимо сканировать, и копии отправлять на адрес: www.svyaznoy-work.ru Ответственность сотрудников по итогам инвентаризации. Сотрудники ТТ несут ответственность НЕ за дельту между излишками и недостачами, а за всю недостачу в целом. Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена недостача, то она распределяется на сотрудников согласно «Протоколу общего собрания». Каждый сотрудник ТТ, на которого распределяется недостача, должен поставить подпись в бумажном варианте «Протокола общего собрания». Напротив каждого ФИО (чья подпись была проставлена в бумажном варианте), сотрудники ТТ должны проставить галочку в электронном документе, которая подтверждает, что сотрудник расписался в бумажном документе. Пересорт некоторых групп товара, не учитывается как недостача, а именно:
Соответственно, такой товар не будет влиять на сумму излишков и недостач! Важно!!! Если кто-либо из материально ответственных лиц данной торговой точки во время проведения инвентаризации отсутствует, то руководитель ТТ обязан обеспечить подписание необходимого пакета документов этими лицами, с последующей передачей данного пакета документов в офис. |
Семинар на тему «Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование... | Настоящий Закон устанавливает основания и процедуру отзыва Губернатора Ярославской области избирателями, зарегистрированными на территории... | ||
Основные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1 Основные понятия Основные кодексы... | Основные понятия классической риторики и основные виды логического воздействия | ||
Тема: Основные понятия Microsoft Excel. Организация расчетов в табличном процессоре Microsoft Excel. 6 | |||
Рэ-10 до объекта «Аквапарк», расположенного на территории опережающего социально-экономического развития «Камчатка» | Знать основные понятия и термины, используемые в административном праве, уметь объяснить их содержание и применить на практике. Знать... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |