Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций


Скачать 247.31 Kb.
НазваниеОсновные понятия и требования к проведению инвентаризаций
ТипДокументы
filling-form.ru > Бланки > Документы
Инвентаризация ТМЦ.

Содержание:

  1. Инвентаризация ТМЦ:

  1. Общие сведения;

  2. Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций;

  3. Основания для проведения инвентаризации в ПАК Рарус;

  4. Проведение еженедельного пересчета (без фиксирования итогов в ПАК Рарус);

  5. Проведение инвентаризации ТМЦ на основании «Приказа» (с участием инвентаризаторов);

  6. Проведение инвентаризации в ПАК Рарус;

  7. Документ «Инвентаризация»;

  8. Документ «Чрезвычайная ситуация»;

  9. Формирование и отправка документов;

  10. Ответственность сотрудников по итогам инвентаризации.

Время: 1 час 30 минут

Порядок действий:

Инвентаризация ТМЦ.

Общие сведения.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – это сравнение фактического наличия товара на ТТ с теоретическими остатками (товар, который числится в ПАК Рарус).

Таким образом, весь товар, который находится на ТТ, подлежит обязательному пересчету и сверке.
Так же, помимо пересчета товара, принадлежащего компании, на ТТ проводится инвентаризация «Товары на ответственном хранении» – это инвентаризация всех аппаратов, принятых на проверку качества и ремонт (то есть товара, принадлежащего клиентам).
Чтобы посмотреть какой товар и в каком количестве числится на остатках ТТ – необходимо зайти в меню «Отчеты» и выбрать пункт «Отчет за день».

В появившемся окне указать текущий операционный день, а так же проставить две галочки:

  • «Остатки на складе»

  • «Выводить по незакрытой смене».



Для вывода информации на экран необходимо нажать кнопку «Сформировать» (для печати остатков, нажать кнопку «Печать»).


Посмотреть остатки по товару, находящемуся на ответственном хранении можно через меню: Отчеты → Остатки товаров на ответственном хранении.
Далее рассмотрим причины проведения инвентаризации.

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций.
По способу проведения, инвентаризации делятся на два основных вида:

  1. Проводятся силами сотрудников ОКТО (инвентаризаторами);

  2. Проводятся силами сотрудников ТТ (в присутствии/без присутствия ОМа).


Инвентаризации, которые проводятся силами сотрудников ТТ, так же делятся на несколько видов (в виде таблицы):


Требуется подача служебной записки в Отдел учета

Не требуется подача служебной записки в Отдел учета

  1. Смена РТТ или коллектива ТТ

  1. Корректировка остатков IMEI

  1. Инвентаризация по sim-картам.

  1. Инвентаризация POS-материалов




  1. Кража товара с витрины




  1. Изъятие/возврат товара правоохранительными органами.




  1. Выявление расхождений при приемке товара на складе или ТТ.


Для проведения инвентаризации по согласованию (в присутствии Ома), необходимо в день инвентаризации подать в Отдел учета заявку в Базе заявок с приложенной отсканированной служебной запиской с подписями Ома и сотрудников ТТ.

В содержимом заявки необходимо указать:

  • причину инвентаризации,

  • номер ТТ,

  • выделить галочкой причину проведения инвентаризации.


Важно!!! Заявка должна быть отправлена под логином и паролем Ома. При отсутствии данной заявки с правильно заполненной служебной запиской инвентаризация будет считаться несанкционированной и удаляться, а к коллективу ТТ будет применяться административная ответственность.

Основания для проведения инвентаризации в ПАК Рарус.
Существует несколько оснований инвентаризации, по которым проводится пересчет:


  1. «Решение бригады».

Проводится силами сотрудников ТТ.

  • при отображении пересорта IMEI в рамках одной модели (В данной инвентаризации должны быть отображены только расхождения по IMEI);

  • при списании POS-материалов (данная инвентаризация должна включать в себя только списание POS материалов).




  1. «Инвентаризация по требованию ОМа» .

Проводится силами сотрудников, только в присутствии ОМа.

  • при смене РТТ, коллектива ТТ (приход нового сотрудника, перевод/увольнение сотрудника);

  • при обнаружении фактов недостач и хищений, произошедших по вине работников, выявленных при самостоятельном пересчете товара на складе ТТ;

  • при подозрении в хищении товара/ДС (например, кем либо из сотрудников ТТ).




  1. «Приказ».

Причиной проведения инвентаризации по «Приказу» является контрольная проверка ТТ сотрудниками ОКТО.

Может быть проведена Полная (подтверждение всех остатков ТТ), так и Частичная инвентаризация (выборочная проверка остатков).

Проверка проводится:

  • в соответствии с планом ОКТО;

  • при закрытии ТТ (вывоз товара с ТТ);

  • по инициативе руководства компании (не по инициативе сотрудников ТТ).




  1. «Чрезвычайные ситуации».

В ПАК Рарус создан отдельный список различных чрезвычайных ситуаций (ЧС), которые могут произойти на ТТ.

  • «Изъятие товара МВД» - проводится сотрудниками самостоятельно. Служебная записка в Отдел учета не подается, но необходимо обязательно проинформировать ОМа. Весь пакет документов, предоставленный сотрудниками милиции, необходимо отсканировать и переслать на почту сотрудников ГОСТТ, для дальнейшего сопоставления корректности выполненных действий в программе. При отсутствии документов инвентаризация будет удаляться. В документ «Инвентаризация» вносится только изъятый сотрудниками милиции товар, указанный в протоколе изъятия с подписями сотрудников милиции и свидетелей. В случае предоставления всех необходимых документов удержание за товар, изъятый сотрудниками МВД, на сотрудников ТТ не накладывается.

  • «Возврат изъятого товара МВД» - проводится сотрудниками ТТ самостоятельно (только товар, изъятый заранее). Подача служебной записки не обязательна. Необходимо проинформировать Ома и предоставить в Отдел учета соответствующие документы.

  • «Кража с витрины» - это тайное хищение товара с закрытой (открытой) витрины торговой точки, при котором сотрудники ТТ не видят момента хищения. Проводится силами сотрудников ТТ. Оформляется, когда принято решение удерживать стоимость похищенного товара с сотрудников, проявивших невнимательность. Присутствие Ома и подача служебной записки в Отдел учета не обязательны. Электронного разрешения от Отдела учета также не требуется.

Важно!!! Для предотвращения подобных ситуаций, сотрудникам ТТ необходимо поддерживать постоянный визуальный контакт между собой, и в случае необходимости сообщайте о возникших подозрениях сотрудникам, находящимся в торговом зале. Стараться наблюдать в течение всего дня за движением людей в зале, особенно проявляющим интерес к дорогим моделям телефонов. При демонстрации товара просить свободных сотрудников ТТ наблюдать за залом.

  • «Пожар», «Наводнение» и «Грабеж/Разбойное нападение» - инвентаризации проводятся только с участием инвентаризаторов.


Важно!!! В случае возникновения любой из вышеперечисленных форс-мажорных ситуаций необходимо сообщать о происшествии:

  • ОМу,

  • в Отдел Коммуникаций,

  • в Дирекцию по оптимизации рисков (ДОР),

  • Сотруднику ГОСТТ.



Проведение еженедельного пересчета (без фиксирования итогов в ПАК Рарус).
Помимо инвентаризаций, которые проводятся по различным основаниям, так же пересчет товара необходимо проводить еженедельно, по воскресеньям или понедельникам (в зависимости от «загруженности» ТТ в тот или иной день). Это необходимо для того, чтобы своевременно выявлять и исправлять ошибки, которые могут вызвать недостачу (излишки) товара.

Важно!!! Проводить инвентаризацию в ПАК Рарус, по итогам еженедельного пересчета, запрещено!
Порядок еженедельного пересчета на ТТ:

  • Пересчету подлежит весь товар ТТ (в том числе SIM-карты, принятый брак). Принятый на ПК/Ремонт товар в описи не участвует – так как это собственность покупателя.

  • При возникновении расхождений между фактическим количеством товара и количеством товара в отчете из ПАК Рарус, в первую очередь необходимо пересчитать товар еще раз на складе, на витрине. Проверить пустые коробки. Пересчитать также и те позиции, с которыми искомый товар мог перепутаться (похожий внешний вид, похожие названия или артикул). Дополнительно, при пересчете необходимо учесть продажи за текущий день.

  • Причиной расхождений также могут быть ошибки, допущенные сотрудником ТТ при проведении прихода товара со склада (Добавки), при проведении уходов в брак, резерв, на ПК/Ремонт и т.д.

  • Если в результате еженедельного пересчета, будут обнаружены ошибки (недостачи/излишки по товару), то необходимо проводить корректировки через базу заявок (то есть, подать служебную записку на корректировку расхождений, на корректировку дельты и т. д.).


Проведение еженедельного пересчета товара, позволит оперативно контролировать корректность товарных остатков ТТ, и на основании результатов этого контроля принимать меры для обеспечения более качественного учета товара.

Проведение инвентаризации ТМЦ на основании «Приказа» (с участием инвентаризаторов).
По прибытии на ТТ сотрудника отдела Контроля Торговых Операций (инвентаризатора), необходимо проверить у него удостоверение личности и уточнить в Отделе Коммуникаций, включен ли данный сотрудник в список лиц, имеющих право переписывать ТТ. Так же, инвентаризаторы должны предъявить документ – «Приказ на проведение инвентаризации», как основание для пересчета ТТ. Если всё в порядке, то на время проведения инвентаризации ТТ закрывается.
Перепись ТТ проходит в три этапа:

  • Проводится инвентаризация денежных средств (ДС).

  • Проводится инвентаризация товара, находящегося на ответственном хранении;

  • Проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ).


Необходимо распечатать из программы ПАК Рарус «Бланк для инвентаризационной переписи». Именно по этому документу проводится перепись.
Далее рассмотрим несколько правил, которыми необходимо руководствоваться при проведении инвентаризации:

  1. Руководитель ТТ обязан присутствовать при каждой инвентаризации. В случае если РТТ находится на выходном, то ему необходимо подъехать на ТТ и принять участие в проведении инвентаризации. В случае если РТТ находится в отпуске либо на больничном, и возможности подъехать на ТТ нет, то при проведении инвентаризации должен присутствовать ио РТТ (лицо, замещающее РТТ).

  2. Пересчет товара нужно вести, либо вместе с инвентаризаторами, либо проводить параллельно, для оперативного решения возникших ошибок, с целью сокращения времени проведения инвентаризации.

  3. Инвентаризаторы имеют право вскрывать все коробки и осматривать все помещение ТТ (включая подсобку). На ТТ не должны храниться ТМЦ не принадлежащие компании, при обнаружении они подлежат постановке на остатки. Также на ТТ не должны храниться ДС не принадлежащие компании, при обнаружении они подлежат учету.

  4. Коробки с телефонами (пустые и полные), хранящиеся на складе, должны проверяться инвентаризаторами только в присутствии сотрудника ТТ/РТТ.

  5. Товар проверяется на комплектацию (за исключением товара, опечатанного производителем), следы эксплуатации, несоответствие серийного номера или ИМЕЙ на аппарате и на упаковке. Если обнаружены нарушения, то такой товар попадает в список Некондиции.

  6. Если на ТТ имеется товар, подготовленный для отправки в Сервисный отдел, то инвентаризатор обязательно должен проверить наличие верно заполненных документов и причину отправки. В случае обнаружения товара, своевременно не отправленного в брак, инвентаризаторы засчитывают его как выявленную «некондицию».

  7. Инвентаризаторы вносят информацию в «Лист согласования» при обнаружении на ТТ:

  • Невыставленного товара (указывается количество);

  • Неверных ценников (указывается количество);

  • Номера не числящихся карт «Связной Банк» (регистрации подлежат все обнаруженные карты, не числящиеся на остатках, независимо от их состояния - в упаковке, без упаковки, в состоянии б/у).

  • Скан-копий паспортов, хранящихся не в комплекте дубликатов кредитных досье - указываются номер и серия паспорта, ФИО владельца паспорта.

  • Паспортов (оригинал) - указывается номер и серия паспорта, ФИО владельца паспорта.

Скан-копию «Листа согласования» инвентаризаторы в обязательном порядке отправляют на электронные адреса: ДОР, ОМ, ОКТО.

  1. Если, на момент проведения инвентаризации, числящийся на ТТ товар ПФ находится у клиента, то он включается в инвентаризационную опись и фиксируется в остатках ТТ на основании документов – Акт передачи подменного оборудования, Заявление клиента на ПК/Ремонт. Так же проверяется статус данного аппарата в «Журнале экспертизы» в ПАК Рарус. При отсутствии или наличии неверно заполненного комплекта документов, а также при неподтвержденном статусе, ПФ считается утерянным, и выбивается с остатков.

  2. При продолжительности инвентаризации более 5-ти часов, инвентаризаторам разрешено сделать перерыв на обед, не превышающий 30 мин. Покидать ТТ на время обеда или другого случая инвентаризаторы могут строго по одному.

Важно!!! В период проведения сверки материально-ответственным лицам (сотрудникам) покидать ТТ запрещено.

  1. Проведение инвентаризации не освобождает сотрудник ТТ/РТТ от текущих обязанностей (сдачи инкассации и т.д.). Сотрудник ТТ/РТТ имеет право приостановить процесс инвентаризации для выполнения своих непосредственных обязанностей, строго регламентированных по времени.

  2. Если по окончанию инвентаризации сотрудники ТТ остались не удовлетворены профессиональными действиями инвентаризаторов, то в течение суток с момента проведения, они могут подать служебную записку на единый адрес inv_help@maхus.ru и адрес своего ОМа (служебная записка в формате Word, с ясным описанием действий инвентаризаторов, послуживших причиной подачи служебной записки). Служебная записка попадает на адрес руководства ОКТО, по факту рассмотрения (3 рабочих дня) будет дан ответ и в случае необходимости будут приняты меры для улучшения качества проведения инвентаризаций.

  3. После проведения инвентаризации, сотрудникам ТТ предоставляется «Отчет по расхождениям» для сверки. Время на сверку результатов инвентаризации (1 час). Это время дается сотрудникам на то, чтобы проверить, что весь недостающий после пересчета товар действительно отсутствует. Если в течение сверки позиций недостающего товара сотрудниками ТТ выявляются объективные причины их отсутствия, то принимается решение о временном несогласовании и замораживании расхождений.

Сотрудникам ТТ дается срок в 5 календарных дней, включая день проведения инвентаризации, на корректировку спорных позиций ТМЦ и окончательного согласования сличительной ведомости. В данных срок входит время подачи заявки в БЗ АХО, получение подтверждений смежных отделов, согласование действий с Отделом учета торговых операций.
После переписи ТТ, инвентаризатор проводит анализ суммы расхождения выявленного в ходе инвентаризации. Если сумма расхождения превышает 15000 руб. инвентаризатор отправляет электронные копии объяснительной записки, Акта инвентаризации и Описи инвентаризации – ДОР, Ому и руководителю ОКТО.
По окончании инвентаризации ТТ продолжает работать в обычном режиме.
Важно!!! Необходимо учитывать, что после того, как сотрудники подпишут документы о проведении инвентаризации и согласуют документ «Сличительная ведомость» – итоги инвентаризации скорректировать будет невозможно!

Проведение инвентаризации в ПАК Рарус.
Перед проведением инвентаризации в ПАК Рарус, необходимо закрыть Операционный день. После закрытия Операционного дня, в ПАК Рарус будут зафиксированы остатки на текущий момент времени, с учетом всех движений товара за этот день, а так же автоматически отправлены отчеты для БТТ.

Затем нужно заново открыть Операционный день и создать новый документ, для проведения инвентаризации в программе.

Если за текущий день не было движения товара, то Операционный день закрывать не нужно!
В зависимости от основания проведения инвентаризации необходимо создать один из двух документов: «Инвентаризация», или «Чрезвычайная ситуация».

Документ «Инвентаризация».
Для создания нового документа «Инвентаризация» необходимо зайти в меню: Документы  Хранение товаров  Инвентаризация (или через журнал инвентаризации товара).
Важно!!! В случае проведения инвентаризации «По требованию ОМа», документ в ПАК Рарус не создается, а загружается автоматически (с основанием «Создана по требованию, дата»). Для проведения инвентаризации необходимо зайти в меню Документы  Журнал инвентаризации товара  вкладка Требования инвентаризации  открыть загруженный документ.



При открытии документ заполнится по остаткам автоматически.

Также возможно провести частичную инвентаризацию по требованию. При таком основании документ инвентаризации можно заполнить частично.
Далее, в созданном (или загруженном) документе нужно выбрать «Основание».

Основание – Инвентаризация по требованию ОМа:
Так как документ загружается автоматически, то все данные уже будут заполнены.


В созданном (загруженном) документе, напротив товара есть 3 столбца:

  • В столбце «Счетное количество» указано сколько товара числится на ТТ по данным программы Рарус.

  • В столбце «Фактическое количество» необходимо указать, сколько есть товара в реальности.

  • После внесения реального количества товара, все расхождения между реальным количеством и остатками, будут отображаться в столбце «Расхождения».


Внесение изменений в документ «Инвентаризация» происходит следующим образом:


  1. Товар с индивидуальным номером (GSM-телефоны, карты Связной Банк, бланки БСО Югория). На примере GSM-телефона:

  • При заполнении документа по остаткам, все GSM-телефоны отображаются с фактическим количеством 0 и расхождением-1

  • Для того чтобы зафиксировать GSM-телефон на остатках, необходимо просканировать его IMEI.

  • Если IMEI не будет просканирован, то на остатках данный товар не зафиксируется (строка с таким товаром будет отмечена красной меткой). При сканировании IMEI – метка меняется на зеленую.

  • Если при сканировании IMEI выпадает окно для ввода артикула, это означает, что данный IMEI не числится на остатках ТТ. В этом случае появится окно выбора товара, где необходимо вручную, либо сканером штрих-кодов, указать артикул телефона. Будет создана новая строка в документе, с этим товаром.

  • Нельзя менять IMEI загруженный из остатков, изменять в таких позициях номенклатуру и удалять эти строки.

  • Если при вводе IMEI обнаруживается, что он уже присвоен другому товару, выдается предупреждение и IMEI стирается.

  • В случае если IMEI телефона не известен, необходимо просканировать или ввести вручную артикул телефона. Инвентаризационный акт заполнится всеми позициями товара с данным артикулом, которые числятся на остатках ТТ. Далее необходимо просканировать все IMEI оставшихся телефонов. В результате у всех телефонов, имеющихся в наличии, изменится фактическое количество на «1» и останется строка с телефоном, который отсутствует.


Важно!!! При выявлении в ходе инвентаризации аппарата, не числящегося на остатках ТТ – аппарат ставится на остатки ТТ, но продать его в дальнейшем нельзя (данный аппарат необходимо в обязательном порядке отправить в брак по причине «отправка по согласованию»).

При попытке продать такой аппарат появляется сообщение:




  1. Товар, без индивидуального номера. Для изменения количества товара, необходимо в столбце «Фактическое количество» установить верное число вручную (двойным щелчком левой кнопки мыши на строке с товаром).

Если товар в программе не числится, а по факту есть на ТТ, то необходимо добавить новую строку. Для этого нажать кнопку и выбрать товар из списка.
После внесения всех изменений в программу, необходимо:

  • Если расхождений в товаре не было, либо расхождения «плюсовые» – провести документ «Инвентаризация» (нажать кнопку «Ок»).

  • Если были расхождения в товаре (только если по итогам инвентаризации выявлена недостача) – необходимо сумму недостачи распределить на «виновных» сотрудников.


После проведения инвентаризации автоматически создается документ Сличительная ведомость, в которой отображены только расхождения по товару.

Документ сличительной ведомости также можно посмотреть в меню: Документы → Журнал инвентаризаций → закладка «Сличительная ведомость».
При наличии недостачи необходимо перейти на закладку «Сотрудники», где указать всех материально ответственных сотрудников ТТ (далее МОЛ). Но при этом, сумма расхождений по итогам инвентаризации, может быть распределена только между сотрудниками, виновными в недостаче.


Для добавления сотрудника в список, достаточно просканировать его личный штрих-код или нажать на кнопку и выбирать из предложенного списка.
Для распределения суммы недостачи, нужно в столбце Сумма, напротив фамилии указать сумму, которую данный сотрудник должен возместить.

Важно!!! Сумма в графе «Итог» должна быть равна сумме в графе «Расхождений на сумму», иначе сохранить документ не удастся.
Если сотрудники ТТ согласны с итогами инвентаризации, необходимо нажать кнопку: , появится сообщение:



Необходимо нажать кнопку «Да».
Важно!!! После нажатия кнопки «Согласовать» внести какие-либо исправления в документ «Инвентаризация» будет невозможно (разрешен только просмотр документа). Документ в режиме реального времени будет отправлен в офис. Данные по инвентаризации будут отправлены и зарегистрированы в учетных системах только в случае, если документ Согласован.

В случае если сотрудники ТТ не согласны с итогами инвентаризации, то необходимо нажать кнопку «Не согласовывать», появится сообщение:



Необходимо нажать кнопку «Да», после чего появится окно для ввода комментария:



В данном окне в поле ввода необходимо указать причину несогласования, а так же артикул и наименование товара, расхождение по которому ТТ не согласовывает, и нажать кнопку «ОК».

Для корректировки расхождений по Сличительной ведомости сотрудникам ТТ в течение 5 календарных дней, включая день инвентаризации, необходимо создать заявку в БЗ в Категории работ «Корректировка удержаний (дельт) по недостаче ТМЦ» и прикрепить к заявке подтверждающие документы.

При отсутствии заявки и по истечении 5 календарных дней сличительная ведомость будет согласована БТТ принудительно!
Основание – Решение бригады.


  • Причина проведения – «Пересорт по IMEI», или «Инвентаризация POSM»;

  • Комментарий – указывать не обязательно.


При выборе основания «Решение бригады», документ необходимо заполнить только по тем позициям, по которым ведется пересчет.


  1. Инвентаризация по причине «Пересорт по IMEI».




  1. Для телефонов с разными артикулами (оба телефона есть на остатках): Необходимо просканировать или ввести вручную артикулы телефонов, по которым необходимо убрать пересорт. Инвентаризационный Акт заполнится всеми позициями товара с данными артикулами, которые числятся на остатках ТТ. Затем выбрать позицию, по которой необходимо убрать пересорт и нажать кнопку «Обмен» .



В открывшемся окне необходимо указать IMEI телефона, который необходимо заменить и нажать «ОК».



Для отмены пересорта необходимо встать на нужную строку и еще раз нажать кнопку «Обмен» . Далее провести документ.


  1. Для телефонов с разными артикулами (один телефон есть на остатке, но фактически отсутствует, другой есть фактически, но отсутствует на остатках):

Ввести артикул телефона  нажать кнопку «Обмен»  выбрать пункт «Сменить номенклатуру»  из предложенного списка выбрать нужную номенклатуру  провести документ.


  1. Для телефонов с одинаковым артикулом (один телефон есть на остатках, но фактически отсутствует, другой фактически есть, но отсутствует на остатках):

Ввести артикул телефона  нажать кнопку «Обмен»  выбрать «Сменить ИМЕЙ»  в открывшемся окне ввести верный IMEI  провести документ.
Важно!!! Пересорт возможно убрать только в рамках одной модели, дельта должна быть равна (0)!


  1. Инвентаризация POSM.


При выборе основания «Решение бригады» в поле «Причина проведения» указывается «Инвентаризация POSM». При выборе данной причины документ заполняется по остаткам POSM автоматически. Добавление другой номенклатуры невозможно.


  1. Замена одного артикула на другой.


При поступлении из офиса распоряжения о Замене одного артикула на другой, в ПАК Рарус сделана автоматическая замена товара по остаткам. При этом выводиться окно с предупреждением сотрудников ТТ о поступлении распоряжения из офиса и замене артикулов:



Если товар со «старым» артикулом есть на остатках ТТ, автоматически проводиться инвентаризация. При этом в окне сообщений появится информация:



Документ «Чрезвычайная ситуация».
Для создания нового документа «Чрезвычайная ситуация» необходимо зайти в меню Документы  Журнал общий  закладка Чрезвычайная ситуация  нажать кнопку Новый. Вид «чрезвычайной ситуации» необходимо выбирать из предложенного списка:

  • Изъятие товара МВД

  • Возврат изъятого товара МВД проводится силами сотрудников ТТ.

  • Кража с витрины

  • Пожар

  • Наводнение проводится инвентаризаторами.

  • Грабеж/Разбойное нападение


Как уже говорили ранее, силами сотрудников ТТ инвентаризация проводится только по первым трем причинам.

Все основные действия по внесению позиций в документ «Чрезвычайная ситуация» и фиксированию расхождений (распределению недостачи на сотрудников) – проводятся по аналогии с документом «Инвентаризация», за исключением некоторых нюансов:


  1. Изъятие товара МВД.

При создании документа с данной причиной сверху появляется закладка «Изъятие», где необходимо заполнить ФИО, место работы, должность сотрудника, изымающего товар и номер акта изъятия:




  1. Возврат изъятого товара МВД.

Для проведения возврата изъятого товара необходимо: зайти в меню Документы  Журнал общий  вкладка Чрезвычайная ситуация, установить курсор на созданном ранее документе «изъятия товара», щелкнуть правой кнопкой мышки и выбрать «Ввести на основании».


В открывшемся окне необходимо выбрать строки для добавления в документ и нажать «ОК»:


Выбранный товар встанет на остатки ТТ.


  1. Кража с витрины.


В отличие от инвентаризации по всем остаткам, в данном случае необходимо заполнять документ только по украденным позициям! Для этого нужно в электронном документе нажать кнопку и выбрать товар из списка.

Формирование и отправка документов.
Формирование документов.
В обязательном порядке, комплект документов формируется только при проведении инвентаризации на основании «Приказ», проводимой сотрудниками ОКТО (инвентаризаторами).

Во всех остальных случаях (при проведении инвентаризации собственными силами), распечатка и отправка комплекта документов в офис не обязательна!

Исключением является инвентаризация по причине «Изъятие товара МВД». В этом случае, в офис отправляется комплект документов, подтверждающий изъятие товара представителями МВД (Протокол, Постановление).
Для печати документов, необходимо зайти в меню: Документы → Журнал инвентаризации товаров → выбрать вкладку Инвентаризация или Сличительная ведомость → выделить необходимый документ в журнале, и нажать кнопку «Печать» (на панели, справа) → в появившемся списке выбрать необходимый документ (или сразу весь комплект документов).


Документы, которые входят в основной комплект:

  1. Приказ о составе инвентаризационной комиссии.

  2. Инвентаризационная опись (4 варианта по виду собственности).

  3. Сличительная ведомость (4 варианта по виду собственности).

При печати 2-го и 3-го документа, программа запросит количество МОЛ (материально ответственных лиц). Необходимо ввести количество всех сотрудников ТТ.



Если при проведении инвентаризации, обнаружена недостача, которая распределяется на сотрудников, то дополнительно к основному комплекту оформляются:

  1. Протокол общего собрания ТК.

  2. Приказ об удержании.

  3. Приложение 1.

  4. Приложение 2.

  5. Объяснительная записка.


Печать документа «Приказ о составе инвентаризационной комиссии» проводится не из ПАК Рарус, а заполняется специальный шаблон, хранящийся на компьютере.

Печать документа «Инвентаризационная опись», проводится из документа Инвентаризация.

Печать остальных документов, проводится из документа Сличительная ведомость.

Необходимо учитывать данную особенность, и для печати выбирать соответствующую вкладку в ПАК Рарус.
Важно!!! При проведении инвентаризации сотрудниками ОКТО, все документы составляются (печатаются) в 2-ух экземплярах (один комплект документов отправляется в ДП, второй забирают сотрудники ОКТО).

При необходимости отправки документов по другим основаниям, документы оформляются в 1-ом экземпляре, и отправляются в ДП.
Оформление документов.
Инвентаризационную опись и Сличительную ведомость (по видам собственности), должны подписать все материально ответственные сотрудники ТТ.

Так же, в Инвентаризационной описи, в строке «Председатель комиссии» и «Члены комиссии» - должны поставить подпись РТТ и 1-2 сотрудника ТТ. При проведении инвентаризации по «Приказу», в данных строках ставят подписи сотрудники ОКТО.

В Приказе об удержании и в Приложении 1 ничего указывать не нужно (документы только для ознакомления).

В Протоколе общего собрания ставят подписи все сотрудники ТТ (МОЛ), но удержание проводится только с сотрудников, на которых были распределены суммы недостачи. При проведении инвентаризации по «Приказу», также ставят подписи сотрудники ОКТО.

В Приложении 2 – ставят подпись все сотрудники ТТ (МОЛ).

Объяснительные записки составляются на имя ген. директора только сотрудниками, на которых были распределены суммы для удержания в протоколе. Это могут быть как несколько объяснительных, от каждого сотрудника отдельно, так и одна общая объяснительная, подписанная всеми ответственными сотрудниками.
Отправка документов в офис.
Все документы, составленные по итогам инвентаризации ТМЦ, необходимо вложить в отдельный прозрачный файл, на файле маркером указать «Инвентаризация ТМЦ» и передать в офис с ближайшим водителем.

Хранить на ТТ оригиналы или копии документов не нужно!
Для региона МС/МО/ЦР – дополнительно перед отправкой, документы необходимо сканировать, и копии отправлять на адрес: www.svyaznoy-work.ru

Ответственность сотрудников по итогам инвентаризации.

Сотрудники ТТ несут ответственность НЕ за дельту между излишками и недостачами, а за всю недостачу в целом.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена недостача, то она распределяется на сотрудников согласно «Протоколу общего собрания».

Каждый сотрудник ТТ, на которого распределяется недостача, должен поставить подпись в бумажном варианте «Протокола общего собрания». Напротив каждого ФИО (чья подпись была проставлена в бумажном варианте), сотрудники ТТ должны проставить галочку в электронном документе, которая подтверждает, что сотрудник расписался в бумажном документе.
Пересорт некоторых групп товара, не учитывается как недостача, а именно:

  • Товар одинаковой модели с одинаковой ценой, отличающийся по цвету;

  • Аксессуары одинакового типа с одинаковой стоимостью.

Соответственно, такой товар не будет влиять на сумму излишков и недостач!
Важно!!! Если кто-либо из материально ответственных лиц данной торговой точки во время проведения инвентаризации отсутствует, то руководитель ТТ обязан обеспечить подписание необходимого пакета документов этими лицами, с последующей передачей данного пакета документов в офис.

www.svyaznoy-work.ru Страница

Похожие:

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций icon«Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное...
Семинар на тему «Основные понятия документационного обеспечения управления. Законодательное и нормативно-методическое регулирование...

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconСтатья Основные термины и понятия Основные термины и понятия, используемые...
Настоящий Закон устанавливает основания и процедуру отзыва Губернатора Ярославской области избирателями, зарегистрированными на территории...

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconОсновные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1
Основные понятия, нормативно-законодательная база гигиены и санитарии в гостиничных комплексах 1 Основные понятия Основные кодексы...

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconОглавление
Основные понятия классической риторики и основные виды логического воздействия

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconМетодические указания для студентов по проведению практических занятий...
Тема: Основные понятия Microsoft Excel. Организация расчетов в табличном процессоре Microsoft Excel. 6

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconРабочая программа дисциплины административное право Направление подготовки...
Знать основные понятия и термины, используемые в административном праве, уметь объяснить их содержание и применить на практике. Знать...

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций icon2. основные понятия, применяемые в положении
Муп «Жилкомсервис», определяющим ключевые принципы и требования, направленные на предотвращение коррупции и соблюдение норм применимого...

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconТребования к проведению школьного этапа Олимпиады включают в себя...
Требования к проведению школьного этапа всероссийской олимпиады школьников 2012/2013 учебного года

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconТребования к проведению школьного этапа Олимпиады включают в себя...
Требования к проведению школьного этапа всероссийской олимпиады школьников 2010/2011 учебного года

Основные понятия и требования к проведению инвентаризаций iconРуководство по безопасности при использовании атомной энергии «Организация...
Нп-030-12), утвержденных приказом Ростехнадзора от 17 апреля 2012 г. №255 (зарегистрирован Минюстом России 17 августа 2012 г., регистрационный...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2018


Заказать интернет-магазин под ключ!

контакты
filling-form.ru
Поиск