Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики


НазваниеИнструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики
страница1/11
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
УТВЕРЖДЕНА
приказом Архивной службы
Кабардино-Балкарской Республики
от 14 июня 2011 года № 28

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

I. Общие положения


1.1 Инструкция по делопроизводству в Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики (далее – Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) документов, совершенствования делопроизводства АС КБР и повышения его эффективности.
Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее – Правила делопроизводства), утвержденные Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, утвержденные приказом АС КБР от 11 марта 2011 года № 76 (далее – Методические рекомендации), а также положение об АС КБР, внутренний регламент АС КБР.
1.2 Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в АС КБР, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем АС КБР.
1.5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
1.6.При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Wi№dows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times №ew Roma№ Cyr размером № 12, 13, 14 через 1 - 1,5 интервала. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифтов меньших размеров и интервалов 0,8.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в АС КБР осуществляет отдел по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и делопроизводства административного управления АС КБР (далее - Служба делопроизводства АС КБР).
1.8.. В структурных подразделениях АС КБР ответственность за организацию делопроизводства, контроля исполнения и за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя АС КБР и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.
1.9. Функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности государственных гражданских служащих Службы делопроизводства и гражданских служащих, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях АС КБР, устанавливаются должностными регламентами.
1.10. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя АС КБР. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства.
1.12. Работники структурных подразделений АС КБР несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переводе по службе работника, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.
1.14. Об утрате документа необходимо немедленно доложить начальнику структурного подразделения и в отдел по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и делопроизводства. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководство АС КБР и отдел по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и делопроизводства.
1.15. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу АС КБР с разрешения руководства АС КБР.


II. Основные понятия


2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти.


III. Создание документов в АС КБР

3.1. Бланки документов


Документы, создаваемые в АС КБР, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
Служба делопроизводства АС КБР при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.), законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» (в ред. Законов КБР от 09.03.1997 № 3-РЗ, от 06.12.2003 № 108-РЗ, от 20.06.2006 № 32-РЗ, от 23.02.2009 № 16-РЗ), Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики (после утверждения Постановлением Правительства КБР).

Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» установлено, что на бланках иных исполнительных органов государственной власти помещается изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики. Допускается изображение государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в цвете и в одноцветном варианте.
В соответствии с Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. 
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики осуществляется по заказам АС КБР.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков АС КБР утверждаются приказом АС КБР. Образцы бланков включены в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В АС КБР используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа;
бланк письма АС КБР;
бланки письма:
- управления центрального государственного архива АС КБР;
- управления центра документации новейшей истории АС КБР;
- отдела социально-правовой документации АС КБР;
бланки архивной справки:
- управления центрального государственного архива АС КБР;
- управления центра документации новейшей истории АС КБР;
- отдела социально-правовой документации АС КБР.
Бланки документов АС КБР разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.2. Состав реквизитов для бланков документов АС КБР


Для бланка приказа:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
вид документа – «приказ» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
место составления (издания) документа – «г. Нальчик» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
Для бланка письма АС КБР:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики (русском, кабардинском, балкарском)
справочные данные об АС КБР (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма структурного подразделения:
наименование «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
наименование структурного подразделения на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Образцы бланков документов АС КБР приведены в приложениях № 1 - 10.
Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое. 


Бланк письма АС КБР имеет поля:
20 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
10 мм - правое. 
Текст письма имеет поля:
30 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
15 мм - правое. 

3.2. Оформление реквизитов документов


Документы, создаваемые АС КБР, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В соответствии с Правилами делопроизводства в АС КБР установлен следующий состав реквизитов документов:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об АС КБР;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в АС КБР; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.


3.2.1. Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики


Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов АС КБР в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики». 
На бланках документов АС КБР Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики».
Наименование «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики» (полное и сокращенное), помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением об АС КБР.
Сокращенное наименование «АС КБР» помещается в скобках под полным наименованием.
Над наименованием структурного подразделения АС КБР на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики, указывается полное наименование «Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики» на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.

Справочные данные об АС КБР


Справочные данные об АС КБР указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов.


Вид документа


Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Место составления (издания) документа


Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках документов АС КБР, за исключением бланков писем.

Дата документа


Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Регистрационный номер документа


Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в АС КБР: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты – номер дела в соответствии с номенклатурой дел АС КБР, в которое будет подшит данный документ.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа


Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат


Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство образования
и науки
Кабардино-Балкарской Республики

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Государственного комитета 
по занятости населения

И.О. Фамилия

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа


Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников АС КБР
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Текст документа


В АС КБР документы составляются на русском языке. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа: ...Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет...;...коллегия постановила...; Архивная служба КБР не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили... .
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя ведомства или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2...».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Отметка о наличии приложении


Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного
пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение № 2
к приказу Архивной службы КБР
от 15.03.2010 № 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Архивной службы КБР
от 12.11.2009 № 125

Гриф согласования


Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления
Министра юстиции РФ по КБР
Подпись И.О. Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.09.2009 № 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
исполнительными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями;

Виза


Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами АС КБР оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник административного управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Кабардино-Балкарской Республики, актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела АС КБР, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело АС КБР, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Ведущий специалист-эксперт –юрист отделапо вопросам
госслужбы,кадров, правового обеспечения и делопроизводства
Подпись И.О. Фамилия
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица


В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Например:

Заместитель Руководителя Подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. Руководителя Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности
Руководителя Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения


Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа,
например:

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Архивной службы КБР
Подпись И.О. Фамилия
Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Архивной службы КБР
от 15.04.2009 № 65

Оттиск печати


Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Отметка о заверении копии


Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № _______
за ____ г.
Верно
Ведущий специалист-эксперт Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе


Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.Н. Иванова
(866-2) 42-58-28
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

3.2.19. Указания по исполнению документа


Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Пшибиеву А.С., Ашхотовой Р.М.

Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2009
Подпись Дата

Отметка о контроле документа


Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

Отметка об исполнении документа


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа


Отметка о поступлении документа в АС КБР содержит очередной порядковый номер, через косую черту номер дела и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о конфиденциальности


Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. от 23.09.2005).. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.3 Подготовка проектов законодательных и иных
нормативных правовых актов


Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики представляет в Правительство Кабардино-Балкарской Республики проекты:
законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики;
указов Президента Кабардино-Балкарской Республики;
постановлений и распоряжений Правительства Кабардино-Балкарской Республики.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики, актов Президента Кабардино-Балкарской Республики и Правительства Кабардино-Балкарской Республики осуществляется АС КБР в порядке, установленном актами Президента Кабардино-Балкарской Республики и Правительства Кабардино-Балкарской Республики.

3.3.1. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Кабардино-Балкарской Республики


3.3.1.1. АС КБР разрабатывает проекты республиканских законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
3.3.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Кабардино-Балкарской Республики, печатаются шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Президентом Кабардино-Балкарской Республики» или «Вносится Правительством Кабардино-Балкарской Республики». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт Пункт (сокращенно - пт, п) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
3.3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта – ЗАКОН КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. 
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Градостроительный кодекс Кабардино-Балкарской Республики). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:

О внесении изменений в законодательные акты 
Кабардино-Балкарской Республики в связи с принятием
Градостроительного кодекса Кабардино-Балкарской Республики

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 55 Земельного кодекса
Кабардино-Балкарской Республики в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды


Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconПроект приказа
Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)», Законом Кабардино-Балкарской Республики от...

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconЗакон кабардино-балкарской республики
Статья Основные характеристики республиканского бюджета Кабардино-Балкарской Республики на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017...

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconСодержание
Бюллетень верховного суда кабардино-балкарской республики и управления судебного департамента в кабардино-балкарской республике №4...

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconПриказ 18 декабря 2012 г г. Нальчик №122 Об утверждении Методических...
Кабардино-Балкарской Республики, и государственными гражданскими служащими Министерства строительства и архитектуры Кабардино-Балкарской...

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconПриказ 18 декабря 2012 г г. Нальчик №122 Об утверждении Методических...
Кабардино-Балкарской Республики, и государственными гражданскими служащими Министерства строительства и архитектуры Кабардино-Балкарской...

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconМинистерство образования и науки кабардино-балкарской республики...
В. Д. Шадрикова, И. В. Кузнецовой, 2010 г., г. Москва, рекомендованных Министерством образования и науки Российской Федерации и с...

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconПубличный доклад по итогам учебно-воспитательной работы мкоу сош...
Лескен Лескенского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики создано путем изменения типа муниципального общеобразовательного...

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconКъэбэрдей-Балъкъэр Республикэм
Министерство труда, занятости и социальной защиты кабардино-балкарской республики

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconПрограмма осуществляется в 3 этапа
Министерства труда, занятости и социальной защиты Кабардино-Балкарской Республики

Инструкция по делопроизводству в архивной службе кабардино-балкарской республики iconАпелляционное определение
Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда Кабардино-Балкарской Республики в составе

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
filling-form.ru
Поиск