Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации


НазваниеПриказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации
страница7/13
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   13
другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).

58.3. Согласование проектов документов, создаваемых в подразделениях Министерства (органе внутренних дел), оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 28.22 Инструкции.

59. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

60. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

61. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

62. В органах внутренних дел доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской службы, электросвязи, с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных, в исключительных случаях - курьером<1>.

--------------------------------

<1> В целях обеспечения безопасности корреспонденция от курьера принимается только по личному указанию руководства соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.
Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью - факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.
Порядок приема, обработки, распределения и исполнения поступающих документов
63. Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

64. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима с выполнением следующих операций:

64.1. Количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке).

64.2. Наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров.

64.3. Факт приема корреспонденции оформляется в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица подразделения делопроизводства и режима и печатью (штампом) с наименованием структурного подразделения органа внутренних дел. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

65. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации<1>, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов - под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением печати (штампа) с наименованием подразделения.

--------------------------------

<1> Далее - "ГФС России".
66. Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. - в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.

Руководитель (начальник) органа внутренних дел или ответственный от руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после рассмотрения с указаниями по исполнению возвращает дежурному. В случае необходимости незамедлительного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному с отметкой об этом на документе. Дежурный составляет справку о количестве изготовленных копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копии, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня.

67. Корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел, проходит первичную обработку и передается на регистрацию.

68. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяются наличие на них грифа ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно", "Для служебного пользования"), а также специальных пометок: "Конверт не вскрывать до... (...час...мин.)", "Лично", "Срочно", "Оперативно" и другие, а также отсутствие повреждений.

68.1. Конверты с пометкой "Лично" без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику.

68.2. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой "Срочно" ("Оперативно"), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации передаются для доклада руководителю (начальнику) органа внутренних дел.

69. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением копии пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

70. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производятся сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (Примерный перечень нерегистрируемых документов - приложение N 35), выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел.

Каждый орган внутренних дел может дополнительно разрабатывать собственный перечень нерегистрируемых документов с учетом требований действующего законодательства.

71. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

72. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, несоответствия регистрационных номеров, а также при отсутствии и неисправимом повреждении документов составляется акт (приложение N 36).

Первый экземпляр акта с копией конверта приобщается к реестру на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело подразделения делопроизводства и режима, получившего документ, второй экземпляр акта вместе с поступившими документами направляется отправителю.

В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и аннотация) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел либо его заместитель, руководитель (начальник) соответствующего подразделения делопроизводства и режима и сотрудник, вскрывший конверт.

73. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя и когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

74. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения руководителем (начальником) органа внутренних дел; направляемые непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел, ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей.

Документы, адресованные руководителю (начальнику) органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.

75. Поступившие в орган внутренних дел документы (за исключением документов, по содержанию не относящихся к компетенции органа внутренних дел, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации с учетом требований пункта 70 настоящей Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.

76. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или их должностным лицам, передаются по назначению с отметкой в соответствующих учетных формах.
Регистрация поступивших документов
77. Документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих несекретных документов (приложения N 37, 38) либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

При регистрации входящего документа на обороте его первого листа ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, в который поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На обороте первых листов приложений ставится штамп "К вх. N _____" с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается дополнительно проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

78. Регистрация поступивших документов с использованием современных информационных технологий производится с учетом положений настоящей Инструкции.

79. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками "Срочно", "Оперативно", документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, - незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

иных документов, поступивших в рабочее время, - в день поступления, поступивших в нерабочее время, - на следующий рабочий день.

80. После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

81. При рассмотрении документов руководитель (начальник) органа внутренних дел определяет исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. После доклада корреспонденции руководству органа внутренних дел указания по исполнению документа переносятся в соответствующую графу журнала (карточки) учета входящих несекретных документов (приложения N 37, 38).

82. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается головному исполнителю, названному в указаниях по исполнению первым, либо обозначенному словом "созыв" ("ответственный"), или отмеченному символом "*". Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие подписи подлинника, могут удостоверяться печатью.

В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем (начальником) органа внутренних дел.

83. Срочные и оперативные документы незамедлительно докладываются соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел и направляются исполнителю.

84. Служебные документы передаются исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (приложения N 37, 38) с проставлением даты получения<1>. Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.

--------------------------------

<1> При передаче документов с пометками "Весьма срочно" или "Срочно" исполнитель проставляет также время получения.
85. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю (начальнику) органа внутренних дел или его структурного подразделения.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

86. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

87. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   13

Похожие:

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 1 декабря 2005 г. N 985 об утверждении инструкции о порядке...
В целях укрепления учетно-регистрационной дисциплины и законности в органах внутренних дел Российской Федерации при рассмотрении...

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 1 декабря 2005 г. N 985 об утверждении инструкции о порядке...
В целях укрепления учетно-регистрационной дисциплины и законности в органах внутренних дел Российской Федерации при рассмотрении...

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 4 мая 2010 г n 333 об утверждении инструкции о порядке...
В целях укрепления учетно-регистрационной дисциплины и законности в органах внутренних дел Российской Федерации при рассмотрении...

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 29 августа 2014 г. N 736 об утверждении инструкции о порядке...
В целях укрепления учетно-регистрационной дисциплины и законности в территориальных органах Министерства внутренних дел Российской...

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 29 августа 2014 г. N 736 об утверждении инструкции о порядке...
В целях укрепления учетно-регистрационной дисциплины и законности в территориальных органах Министерства внутренних дел Российской...

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 14 декабря 1999 г. N 1038 об утверждении инструкции о порядке...
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 14 декабря 1999 г. N 1038 об утверждении инструкции о порядке...
Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ фтс россии от 09. 07. 2014 n 1331 "Об утверждении Типовой...
Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ 23. 04. 2013 №287 Воронеж Об утверждении инструкции по делопроизводству
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав...

Приказ от 20 июня 2012 г. N 615 об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел российской федерации iconПриказ от 26 марта 2013 г. N 161 об утверждении порядка проведения...
В соответствии с частью 9 статьи 52 Федерального закона от 30 ноября 2011 г. N 342-фз "О службе в органах внутренних дел Российской...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2017
контакты
filling-form.ru
Поиск