Скачать 420.69 Kb.
|
Дата – реквизит документа, который придает ему юридическую силу. Дат на документе всегда несколько. Они имеют различное назначение и фиксируют различные стадии работы с документом. Датой документа является дата его подписания (для приказов, распоряжений, факсов, писем, справок), дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций), дата самого события, которое зафиксировано в документе (для протокола, акта). Датируются также все стадии оформления и обработки документа: по этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в специально отведённом месте бланка. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например дату 12 ноября 2013 года следует оформлять так: 12.11.2013. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 12 ноября 2013 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2013.11.12). Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании или главный специалист при регистрации документа. Документы, изданные двумя или более организациям, должны иметь одну (единую) дату. В факсах, телеграммах и телефонограммах, кроме даты, проставляются также часы и минуты. Регистрационный номер документа – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Распоряжения по личному составу, кадрам и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Для исходящих документов регистрационный номер складывается из нескольких частей: -индекс структурного подразделения (по Номенклатуре дел); -номер Дела (также по Номенклатуре дел), где будет храниться копия отправляемого документа после его рассылки; -порядковый номер документа. Например, 07-04-000123/13. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Отправлять из организации письма, не имеющие регистрационного номера, не допускается. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах – ответах и включает указание регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ. Данный реквизит проставляется ниже даты документа в специально отведенном месте. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма. Ответ предоставляется на подпись руководителю (главе или заместителю главы) вместе с копией инициативного документа для того, чтобы знать, полностью ли учтена просьба или предложение, изложенные в нём.
В администрации муниципального образования «Толонский наслег» издаются распоряжения, постановления главы администрации.
Образцы листов согласования имеются в наличии у главного специалиста. На листе согласования заинтересованными сторонами проставляются визы, состоящие из указания должности визирующего, его подписи и даты. Абзацы «Рассылка» и «Приглашенные» (коллегия, экономический совет, сессия и т.д.) заполняются инициатором подготовки распорядительного документа. Не допускается написание замечаний к постановлениям, распоряжениям главы на листах согласования, возможно лишь отметка «с замечаниями» и «замечания сняты». Замечания и предложения прикладываются на отдельном листе. Лист согласования с замечаниями возвращается разработчикам на доработку. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию. После окончательной доработки распорядительный документ поступает на подпись главе муниципального образования. После его подписания документ поступает главному специалисту для регистрации. Регистрация и рассылка распорядительных документов производится в течение двух дней со дня поступления главному специалисту. Рассылка документов заинтересованным лицам, указанным в листе согласования, осуществляется главным специалистом.
1) подготовку материалов к заседанию коллегии, экономического совета; 2) подготовку проекта постановления; 3) согласование проекта постановления с заинтересованными отделами, лицами; 4) рассмотрение информации на заседании коллегии, экономического совета; 5) принятие решения на коллегии, экономическом совете; 6) издание постановления (подпись руководителя и регистрации постановления); 7) доведение решения коллегии, экономического совета до исполнителей.
-заявление (написанное от руки) с просьбой о поступлении на муниципальную службу или замещении должности муниципальной службы; -собственноручно заполненную и подписанную анкету по форме, установленной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти; -паспорт; -трудовую книжку; -документ, подтверждающий профессиональное образование (с вкладышем); -заключение медицинского учреждения об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную должность; -документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; -сведения о полученных им доходах и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, о себе, супругах и несовершеннолетних членах семьи за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу; -страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; -свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации (ИНН); -типовая справка о северных надбавках и использованном проезде в отпуск; -копии грамот и наградных документов (с указанием обосновывающих распоряжений и приказов); -три фотографии (для документов); -справка из ИФНС о том, что не является индивидуальным предпринимателем; -подписку о неразглашении служебной и государственной тайны; -свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния (свидетельство о браке, разводе, рождении детей); -лист ознакомления с Указом Президента РФ о неразглашении служебной тайны и профессиональной этике); -лист ознакомления с Кодексом этического поведения; -документы о правилах работы с персональными данными; -документы об отсутствии судимости и привлечении к ответственности за административные правонарушения; -иные документы, предусмотренные Федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
-устанавливается процентная надбавка за выслугу лет (протоколом заседания комиссии по установлению стажа); -определяется размер ежемесячного денежного вознаграждения (содержания); -производятся иные доплаты, установленные действующим законодательством. 5.7. Главный специалист оформляет следующие документы: -готовит проекты распоряжений главы (в соответствии со штатным расписанием) о приёме и продвижении по службе, увольнении, наложении дисциплинарного взыскания, поощрении, отпусках и командировках сотрудников; -оформляет трудовые договоры и дополнения и изменения к ним; -ведёт записи в трудовых книжках сотрудников администрации; -оформляет личные дела муниципальных служащих в соответствии с действующим законодательством; -ведёт табель учёта рабочего времени сотрудников; -готовит документы по повышению квалификации и обучению муниципальных служащих администрации; -готовит Реестр муниципальных служащих; -оформляет и выдает служебные удостоверения муниципальным служащим; -готовит пакеты документов для конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы, оформляет протоколы; -оформляет документы по формированию кадрового резерва муниципальных служащих и организовывает работу по эффективному его использованию; -оформляет документы по проведению аттестации муниципальных служащих; -оформляет документы по организации проверки сведений, поданных муниципальными служащими; -готовит документы по соблюдению конфиденциальности при использовании персональных данных; -оформляет документы по присвоению классных чинов муниципальным служащим и выплате надбавки за классный чин; -оформляет документы по антикоррупционной деятельности среди муниципальных служащих; -оформляет документы по наградным документам районной наградной комиссии; -готовит график дежурства сотрудников администрации в праздничные и выходные дни; -готовит в установленном порядке отчетную информацию по персоналу и исполнению законодательства о труде и муниципальной службе администрации в общий отдел администрации муниципального образования «Ленский район» для предоставления в Департамент по кадровой политике, государственной и муниципальной службе Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), органы статистики.
6.3.1.Прием и первичная обработка документов. 6.3.1.1.Документы в администрацию муниципального образования «Толонский наслег» могут быть доставлены по почте, курьером, посетителем, приняты по факсу, по электронной почте.
6.4.2. Предварительное рассмотрение документов. 6.4.2.1.Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
6.4.2.2. Корреспонденция вышестоящих органов с пометками «срочно», «весьма срочно» обрабатываются незамедлительно. 6.4.2.3. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам. 6.4.2.4. На рассмотрение главы администрации передаются зарегистрированные документы, полученные от вышестоящих органов (директивные) и служебные, содержащие, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности администрации, требующие решения руководства. 6.4.2.5. Директивные документ, с резолюцией главы администрации, передаются заместителем главы, которые конкретизирует задания для ответственных исполнителей, определяют необходимость тиражирования документов и количество копий. 6.4.2.6. Служебная корреспонденция передается главе администрации после регистрации. После резолюции и отметки об ответственных исполнителях в карточке, служебная корреспонденция сразу передается исполнителем. 6.4.3. Регистрация документов в администрации муниципального образования «Толонский наслег». 6.4.3.1. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов. 6.4.3.2. Регистрация подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и исходящие. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 6.4.3.3. Вся поступающая главному специалисту корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации не подлежат: -пакеты и конверты с пометкой «лично»; -месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты; -плановые документы; -извещения об отправке корреспонденции; -статистическая отчетность; -поздравительные открытки и пригласительные билеты; -периодические издания; -книги, журналы, рекламные материалы, проспекты, программы; Нерегистрируемые документы передаются адресатам согласно принадлежности. 6.4.3.4. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, либо на следующий рабочий день. При передаче документа из администрации в другое подразделение (бухгалтерию) он повторно не регистрируется. 6.4.3.5. Документы, требующие обязательного рассмотрения главы, регистрируются главным специалистом. 6.4.3.6. На всех входящих документах, поступивших не по электронной почте и относящихся к служебной корреспонденции, на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный номер с указанием даты. 6.4.3.7. К постановлениям, распоряжениям и другим документам вышестоящих органов, прикладывается лист ознакомления, на котором глава указывает должностных лиц, ответственных должностных лиц, ответственных за исполнение или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения. 6.4.4. Передача документов на резолюцию и исполнителям. 6.4.4.1. Зарегистрированные документы передаются главе или заместителю главы для рассмотрения в день поступления. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на сутки. 6.4.4.2. Глава администрации определяет в резолюции на документе порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя или должностных лиц, участвующих в работе с документом. 6.4.4.3.Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей. 6.4.4.4. Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело, если документ не имеет листа ознакомления или согласования. На отдельном листе допускается резолюция главы и его заместителя в случае, если поступивший документ подлежит возврату в обратившуюся организацию или учреждение. 6.4.4.5. Документы, рассмотренные главой, передаются заместителю главы, который определяет порядок контроля за прохождением или исполнением документов, список лиц, подлежащих ознакомлению, а также рассылку тиражированных экземпляров документа. 6.4.4.6. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. 6.4.4.7. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший её. 6.4.4.8. Резолюция полностью переносится в регистрационно-контрольные формы. 6.4.4.9. Документы с резолюцией главы передаются исполнителям только через главного специалиста. 6.4.4.10. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководства не допускается. 6.4.4.11. Передача документов исполнителям производится под расписку, с обязательной отметкой в регистрационной карточке. 6.4.4.12. При утере документа тщательно выясняются причины и обстоятельства случившегося факта, и, если поиск не дал положительного результата, документ списывается по акту за подписью заместителя главы на имя главы, который принимает окончательное решение и определяет меру ответственности каждого исполнителя. 6.4.5. Порядок обработки и регистрации исходящих документов. 6.4.5.1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть оформлены в соответствии с требованиями данной Инструкции, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ. 6.4.5.2. Передача документов на подпись главе или заместителю главы производится главным специалистом. 6.4.5.3. Документ, подписанный главой, регистрируется главным специалистом. 6.4.5.4. Регистрация исходящего документа состоит из присвоения ему регистрационного номера (с проставлением на документе) и даты. Дата отправляемого документа должна соответствовать дню отправки. 6.4.5.5.Регистрация исходящих документов ведется главным специалистом в журнале регистрации отправляемых документов. 6.4.5.6. Рассылкой исходящей корреспонденции администрации муниципального образования «Толонский наслег» занимается главный специалист. На обратной стороне документа ставится дата рассылки и ФИО ответственного исполнителя. Если в документе есть пункт о необходимости публикации в СМИ или размещение его на сайте, то в листе согласования в графе «Рассылка», должен быть указан главный специалист. 6.4.5.7. Передача документов на отправку без регистрационного номера не допускается. Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. 6.4.6. Контроль исполнения документов. 6.4.6.1. Контроль исполнения документов включает постановку документов на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов в установленные сроки, информирование главы администрации о состоянии исполнения документов. 6.4.6.2. На документах, поставленных на контроль, делается отметка «К» красной пастой. 6.4.6.3. Ответственность за организацию контроля, своевременное исполнение содержащихся поручений в директивных, служебных документах и обращениях граждан несут – ответственные исполнители, указанные в резолюции главы. В распорядительных документах – исполнитель, на которого возложен контроль. 6.4.6.4. Непосредственный контроль за сроками исполнения поручений осуществляется заместителем главы. 6.4.6.5. Сроки исполнения контрольных документов устанавливается главой в резолюции либо в самом документе. 6.4.6.6. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяют типовые сроки исполнения: -30 дней, если это ответы на обращения граждан; -3 дня, если это поручения с пометкой «срочно»; -10 дней, если это поручения с пометкой «оперативно»; -30 дней, если это распоряжения и постановления Правительства РФ и Правительства РС (Я), главы МО «Ленский район»; -15 дней, если это парламентские запросы. 6.4.6.7. Если исполнение документа связано с получением дополнительных сведений, то срок исполнения может быть продлен до 30 дней с обязательным уведомлением об этом автора документа. 6.4.6.8. Для продления срока ответственный исполнитель должен представить промежуточную информацию с обоснованием причины продления срока исполнения документа. 6.4.6.9. Для снятия документа с контроля необходимо представить расширенную информацию заместителю главы за подписью исполнителя. 6.4.6.10. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и информация направлена в соответствующие службы. 6.4.6.11. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным. 6.4.6.12. Заместителем главы администрации регулярно производятся устные напоминания ответственным исполнителям о необходимости выполнения ими того или иного поручения, указанного в документе. 7. Работа с обращениями граждан. 7.1. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов, в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан. 7.2. Письменные обращения граждан на имя главы с вопросами, требующими принятия решения, регистрируются главным специалистом и берутся на контроль. 7.3. Главный специалист зарегистрированные письма передает главе для резолюции. 7.4. Резолюция главы заносится в карточку с указанием конкретного исполнителя и сроков исполнения.
8.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 8.2. При формировании дел и их текущем хранении главным специалистом устанавливаются: -принцип формирования дел (централизованное – в администрации); -место текущего хранения дел (администрация); -принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет); -срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело; -место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ; -условия хранения дел в администрации; -порядок учёта дел; -порядок выдачи дел во временное пользование; -порядок изъятия документов из дела. 8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение. 8.3.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в администрации в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив и на их уничтожение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает: 1) экспертизу ценности документов; 2) оформление дел; 3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; 4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения. 8.3.2. В инструкции по делопроизводству устанавливается что: -для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создана экспертная комиссия (далее – ЭК); -экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно главным специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архива; -при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи дел в архив; -отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли; -отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатурой дел администрации. 8.3.3. По результатам экспертизы ценностей документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Оформление дел проводится главным специалистом, при методической помощи и под контролем МКУ «Муниципальный архив». Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 8.4. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения. 8.4.1. Установлен порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. Установлено, что: -результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению; -дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 2008г.); -акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); -отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации одновременно); -после утверждения председателем ЭК администрации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию). 8.5. Передаче дел на архивное хранение. 8.5.1. Устанавливается порядок передачи дел в МКУ «Муниципальный архив», предусматривающий следующие условия: -в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; -передача документов в архив производится по утвержденным описям дел; -дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив, не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение; -дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке); -передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с главой администрации; -приём дел производится работником архива в присутствии главного специалиста с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела). 8.5.2. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в МКУ «Муниципальный архив», независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Главный специалист Н.А. Корнилова. |
Наслежного Совета депутатов муниципального образования «Толонский наслег» №9/5 от 17. 04. 2014 года, заявления гражданина Терешкина... | Изменить пункт 7 Постановления главы администрации мо «Онхойский наслег» от 29. 06. 2015 г. №15 Об утверждении правил трудового распорядка... | ||
Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации муниципального образования «Тарагайский... | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... | ||
Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию... | Тивный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) администрации муниципального образования... | ||
Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа... | Федерации, в целях определения процедуры ведения муниципальной долговой книги муниципального образования Мегежекский наслег", обеспечения... | ||
Федерации, в целях определения процедуры ведения муниципальной долговой книги муниципального образования Мегежекский наслег", обеспечения... | Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |