Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег»


Скачать 420.69 Kb.
НазваниеИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег»
страница2/2
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2

  • Дата – реквизит документа, который придает ему юридическую силу. Дат на документе всегда несколько. Они имеют различное назначение и фиксируют различные стадии работы с документом. Датой документа является дата его подписания (для приказов, распоряжений, факсов, писем, справок), дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций), дата самого события, которое зафиксировано в документе (для протокола, акта). Датируются также все стадии оформления и обработки документа: по этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в специально отведённом месте бланка. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например дату 12 ноября 2013 года следует оформлять так: 12.11.2013. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 12 ноября 2013 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2013.11.12). Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании или главный специалист при регистрации документа. Документы, изданные двумя или более организациям, должны иметь одну (единую) дату. В факсах, телеграммах и телефонограммах, кроме даты, проставляются также часы и минуты.

  • Регистрационный номер документа – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Распоряжения по личному составу, кадрам и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Для исходящих документов регистрационный номер складывается из нескольких частей: -индекс структурного подразделения (по Номенклатуре дел); -номер Дела (также по Номенклатуре дел), где будет храниться копия отправляемого документа после его рассылки; -порядковый номер документа. Например, 07-04-000123/13. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Отправлять из организации письма, не имеющие регистрационного номера, не допускается.

  • Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах – ответах и включает указание регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ. Данный реквизит проставляется ниже даты документа в специально отведенном месте. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма.

    Ответ предоставляется на подпись руководителю (главе или заместителю главы) вместе с копией инициативного документа для того, чтобы знать, полностью ли учтена просьба или предложение, изложенные в нём.

        1. Текст документа излагается на русском литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: «В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 года №2…» В текст документа могут включаться фрагмента, оформленные в виде таблицы или анкеты.

        2. К проектам подготовленных документов обязательно согласование с грифами и визами заинтересованных структурных подразделений, отдельных должностных лиц. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующему законодательству и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта. Согласование может быть внутренним и внешним. Внешнее согласование оформляется на протоколах, письмах-ответах, грифом согласования и включает в себя следующие элементы: -слово «СОГЛАСОВАНО»; -наименование должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); -личную подпись; -ФИО; -дату. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования при большом количестве организаций или лиц, с которыми согласовывается документ, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 14.05.2011 №6 В случае несогласия с документом при наличии замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

        3. Гриф утверждения располагается в правой верхней части листа, печатается через один межстрочный интервал и имеет два возможных варианта. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из: -слова УТВРЕЖДАЮ без кавычек; -полного наименования должности лица, утверждающего документ; -личной подписи должностного лица и её расшифровки; -даты утверждения; УТВЕРЖДАЮ глава муниципального образования «Толонский наслег» _________________ И.О. Фамилия «___» __________________ 2013г. Если документ утверждается другим, специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование этого документа, его номер, дату, например: УТВЕРЖДЕНО распоряжением главы муниципального образования «Толонский наслег» №01-06-113 от 13.11.2013г. Гриф утверждения придает ряду документов юридическую силу.

        4. Резолюция – это результат рассмотрения документа главой либо его заместителем. Резолюция может оформляться на самом документе или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется руководителем на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Резолюция должна быть краткой, точной, однозначной. Например: Фамилия И.О. Подготовить проект распоряжения к 29.11.2013г. Подпись 15.10.2013г. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. В ряде случаев отдельные составные элементы резолюции могут отсутствовать, например: Отказать. Подпись 27.10.2013г. Резолюция переносится сотрудником общего отдела в карточку (регистрационную форму) и часто является основанием для постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

        5. Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, т.е. секретную информацию. Гриф проставляется в правой стороне верхней части первой страницы документа.

        6. Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя (на директивных и служебных документах). Отметка о контроле – буква «К» - проставляется красной пастой и располагается на уровне заголовка, на правом поле документа.

        7. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3л. В 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров: Приложение: 1. Заключение на проект … на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке … на 2 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. №26-дсп, на 2 л. в 1 экз. На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение №1, Приложение №2). Если приложение одно, оно не нумеруется (кроме договора). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение №2 к постановлению главы муниципального образования «Толонский наслег» №01-06-32 от 1.12.2013г. Строки реквизита «Приложение» выравниваются по левому краю, печатаются через один строчный интервал. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Минздрава РС (Я) от 09.02.2012г. №01-02 и приложение к нему, всего на 3л.

        8. Подпись обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документах, действующих на правах единоначалия, ставится одна подпись должностного лица. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся все подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается и протокол. Договоры (соглашения) и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией, например, Акты, подписывают все её члены. Денежно-финансовые документы подписываются главой администрации и главным бухгалтером. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и её расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

        9. Печатью заверяют документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми материальными средствами и др. В администрации муниципального образования «Толонский наслег» имеется печать гербовая, печать для документов, угловой штамп. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати должен захватывать только наименование должности. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Гербовая печать ставится на все первые экземпляры распорядительных документов, финансовые документы, а также требующие юридического подтверждения. На справках ставится угловой штамп. Копии распорядительных документов заверяются штампом «Копия верна» с указанием должности, фамилии, инициалов и подписи лица, которое заверило документ, даты заверения и ставится печать администрации «Для документов».

        10. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона, размер шрифта – 9 пт. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: И.О. фамилия (41137) 29477 Дополнительные отметки «Исп.:»; «Исполнитель:» или «Телефон:», «Тел.:» не ставятся.

        11. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

        12. Отметка о поступлении документа в организацию ставится на первом листе входящего документа, внизу справа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.




    1. Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов администрации


    В администрации муниципального образования «Толонский наслег» издаются распоряжения, постановления главы администрации.


      1. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее обеспечивать реализацию поставленных перед муниципальным образованием задач, получать максимальный эффект. Распорядительные документы – это нормативные правовые акты, в которых получают выражение конкретные юридические властные предписания. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) распорядительные документы делятся на две группы: - постановления - правовой акт, издаваемый руководителем органа местного самоуправления, действующим на основе коллегиальности, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм и правил, касающихся неопределенного круга лиц; - распоряжения - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа местного самоуправления в целях разрешения оперативных вопросов деятельности. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

      2. Процедура издания распорядительных документов делится на несколько этапов:

    1. Инициирование – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

    2. Сбор и анализ информации по вопросу;

    3. Подготовка проекта распорядительного документа;

    4. Согласование проекта документа;

    5. Внесение проекта документа на рассмотрение руководства;

    6. Принятие решения (подписание документа);

    7. Доведение распорядительного документа до сведения исполнителей. Наименование вида документа располагается в его заголовочной части после реквизитов «Муниципальное образование «Толонский наслег» (распоряжение, постановление). Бланки распорядительных документов главы муниципального образования «Толонский наслег» имеют продольное расположение реквизитов, заголовок к ним размещаются по центру документа над текстом. Заголовок проставляется независимо от объема текста (приложение №4, №5). В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановление), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (например «ПОСТАНОВИЛ»). Проекты распорядительных документов готовятся в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) и на плановой основе (на основании ранее разработанных планов и программ), по инициативе руководителя или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Необходимость издания распорядительного документа может обосновываться в докладной или служебной записке, справка аналитического или информационного характера, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующего решения. Проекты распорядительных документов готовятся главным специалистом или заместителем главы. В ряде случаев для разработки проекта документов создается временная комиссия или назначается рабочая группа. Проект готовится на специальном бланке и текст его составляется так, как если бы это был окончательный вариант документа. Текст чаще состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распорядительного документа. Нередко в ней дается ссылка на вышестоящий документ, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть от распорядительной части отделяется словом ПОСТАНОВИЛ, которое печатается прописными буквами вразрядку с новой строки по центру. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия управленческого решения и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Последним пунктом указывается наименование должности лица, на которого возлагается контроль за исполнением документа, его инициалы и фамилия. Если распорядительный документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста.

        1. К проектам подготовленных документов (постановления, распоряжения, договоры, соглашения) обязательны листы согласования (приложение №6). Внутреннее согласование (визирование) проводится инициаторами подготовки распорядительного документа. Движение проекта документа в процессе согласования, как правило, следующее: 1)инициатор подготовки документа; 2)заместитель главы; Общий срок согласования проекта документа, не должен превышать 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования визы заместителя главы.

    Образцы листов согласования имеются в наличии у главного специалиста. На листе согласования заинтересованными сторонами проставляются визы, состоящие из указания должности визирующего, его подписи и даты. Абзацы «Рассылка» и «Приглашенные» (коллегия, экономический совет, сессия и т.д.) заполняются инициатором подготовки распорядительного документа. Не допускается написание замечаний к постановлениям, распоряжениям главы на листах согласования, возможно лишь отметка «с замечаниями» и «замечания сняты». Замечания и предложения прикладываются на отдельном листе. Лист согласования с замечаниями возвращается разработчикам на доработку. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию. После окончательной доработки распорядительный документ поступает на подпись главе муниципального образования. После его подписания документ поступает главному специалисту для регистрации. Регистрация и рассылка распорядительных документов производится в течение двух дней со дня поступления главному специалисту. Рассылка документов заинтересованным лицам, указанным в листе согласования, осуществляется главным специалистом.

      1. Процедура издания постановления коллегии или экономического совета при главе муниципального образования включает в себя следующие этапы:

    1) подготовку материалов к заседанию коллегии, экономического совета;

    2) подготовку проекта постановления;

    3) согласование проекта постановления с заинтересованными отделами, лицами;

    4) рассмотрение информации на заседании коллегии, экономического совета;

    5) принятие решения на коллегии, экономическом совете;

    6) издание постановления (подпись руководителя и регистрации постановления);

    7) доведение решения коллегии, экономического совета до исполнителей.


    1. Порядок тиражирования документов в администрации муниципального образования «Толонский наслег»




      1. Тиражируются документы главным специалистом.

      2. Тиражирование документов производится по указанию заместителя главы с указанием количества необходимых экземпляров.

      3. Тиражирование документов с подписью главы муниципального образования допускается только для документов, представляемых в компетентные органы.

      4. Тиражирование документов сторонним организациям производится с разрешения заместителя главы.

      5. На тиражирование должны передаваться качественные экземпляры машинописного текста.




    1. Особенности подготовки и оформления кадровых документов.




      1. Кадровые документы оформляются главным специалистом администрации муниципального образования «Толонский наслег».

      2. При приёме на работу (назначении на муниципальную должность или должность муниципальной службы) в администрацию муниципального образования «Толонский наслег» гражданин представляет:

    -заявление (написанное от руки) с просьбой о поступлении на муниципальную службу или замещении должности муниципальной службы;

    -собственноручно заполненную и подписанную анкету по форме, установленной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

    -паспорт;

    -трудовую книжку;

    -документ, подтверждающий профессиональное образование (с вкладышем);

    -заключение медицинского учреждения об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную должность;

    -документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

    -сведения о полученных им доходах и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, о себе, супругах и несовершеннолетних членах семьи за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу;

    -страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

    -свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации (ИНН);

    -типовая справка о северных надбавках и использованном проезде в отпуск;

    -копии грамот и наградных документов (с указанием обосновывающих распоряжений и приказов);

    -три фотографии (для документов);

    -справка из ИФНС о том, что не является индивидуальным предпринимателем;

    -подписку о неразглашении служебной и государственной тайны;

    -свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния (свидетельство о браке, разводе, рождении детей);

    -лист ознакомления с Указом Президента РФ о неразглашении служебной тайны и профессиональной этике);

    -лист ознакомления с Кодексом этического поведения;

    -документы о правилах работы с персональными данными;

    -документы об отсутствии судимости и привлечении к ответственности за административные правонарушения;

    -иные документы, предусмотренные Федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

      1. Сведения, представленные гражданином, претендующим на замещение должности муниципальной службы (или муниципальную должность) могут подвергаться проверке в порядке, установленном действующим законодательством.

      2. При приёме на работу (назначении на муниципальную должность или должность муниципальной службы) в администрацию муниципального образования «Толонский наслег», гражданин собственноручно заполняет личные сведения о себе в анкете установленного образца и личной карточке формы Т-2 и Т-2ГС.

      3. Поступление на работу (назначение на должность муниципальной службы) осуществляется в порядке назначения или по решению конкурсной комиссии, и оформляется распоряжением руководителя муниципального образования «Толонский наслег» в соответствии с Реестром должностей муниципальной службы и квалификационными требованиями, установленные действующим законодательством.

      4. Муниципальному служащему распоряжениями по личному составу, на основании протоколов:

    -устанавливается процентная надбавка за выслугу лет (протоколом заседания комиссии по установлению стажа);

    -определяется размер ежемесячного денежного вознаграждения (содержания);

    -производятся иные доплаты, установленные действующим законодательством.

    5.7. Главный специалист оформляет следующие документы:

    -готовит проекты распоряжений главы (в соответствии со штатным расписанием) о приёме и продвижении по службе, увольнении, наложении дисциплинарного взыскания, поощрении, отпусках и командировках сотрудников; -оформляет трудовые договоры и дополнения и изменения к ним; -ведёт записи в трудовых книжках сотрудников администрации; -оформляет личные дела муниципальных служащих в соответствии с действующим законодательством; -ведёт табель учёта рабочего времени сотрудников; -готовит документы по повышению квалификации и обучению муниципальных служащих администрации; -готовит Реестр муниципальных служащих; -оформляет и выдает служебные удостоверения муниципальным служащим; -готовит пакеты документов для конкурса на замещение вакантных должностей муниципальной службы, оформляет протоколы; -оформляет документы по формированию кадрового резерва муниципальных служащих и организовывает работу по эффективному его использованию; -оформляет документы по проведению аттестации муниципальных служащих; -оформляет документы по организации проверки сведений, поданных муниципальными служащими;

    -готовит документы по соблюдению конфиденциальности при использовании персональных данных; -оформляет документы по присвоению классных чинов муниципальным служащим и выплате надбавки за классный чин; -оформляет документы по антикоррупционной деятельности среди муниципальных служащих; -оформляет документы по наградным документам районной наградной комиссии; -готовит график дежурства сотрудников администрации в праздничные и выходные дни; -готовит в установленном порядке отчетную информацию по персоналу и исполнению законодательства о труде и муниципальной службе администрации в общий отдел администрации муниципального образования «Ленский район» для предоставления в Департамент по кадровой политике, государственной и муниципальной службе Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), органы статистики.



    1. Организация документооборота.




      1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

      2. Вся документация муниципального образования «Толонский наслег» делится на три документопотока: -входящие (поступающие) документы; -исходящие (отправляемые) документы; -внутренние документы.

      3. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: -приём и первичная обработка документов; -предварительное рассмотрение и распределение документов; -регистрация; -постановка на контроль; -доведение документа до исполнителя; -исполнение документа и его отправка адресату или в дело; -информационно-справочная работа.

    6.3.1.Прием и первичная обработка документов.

    6.3.1.1.Документы в администрацию муниципального образования «Толонский наслег» могут быть доставлены по почте, курьером, посетителем, приняты по факсу, по электронной почте.

          1. Приём и первичная обработка документов осуществляется главным специалистом.

          2. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки документов, наличии вложенных в конверты документов, их целостность, т.е. наличие всех страниц и приложений. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или передается адресату.

          3. Заказная корреспонденция и телеграммы принимаются под расписку. Для телеграмм обязательно проставление даты и времени приема.

          4. Для факсимильного сообщения проверяется как общее количество полученных страниц, так и их читаемость. В случае неполного получения факса или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

          5. Все конверты и бандероли, за исключением адресованных «Лично» должны вскрываться.

          6. Конверты от поступивших документов (в том числе от письменных обращений граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

    6.4.2. Предварительное рассмотрение документов.

    6.4.2.1.Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

    1. требующие обязательного рассмотрения главы администрации;

    2. направляемые непосредственно ответственным исполнителям. Рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания поступивших документов и на основании установленного распределения обязанностей и функций.

    6.4.2.2. Корреспонденция вышестоящих органов с пометками «срочно», «весьма срочно» обрабатываются незамедлительно.

    6.4.2.3. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

    6.4.2.4. На рассмотрение главы администрации передаются зарегистрированные документы, полученные от вышестоящих органов (директивные) и служебные, содержащие, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности администрации, требующие решения руководства.

    6.4.2.5. Директивные документ, с резолюцией главы администрации, передаются заместителем главы, которые конкретизирует задания для ответственных исполнителей, определяют необходимость тиражирования документов и количество копий.

    6.4.2.6. Служебная корреспонденция передается главе администрации после регистрации. После резолюции и отметки об ответственных исполнителях в карточке, служебная корреспонденция сразу передается исполнителем.

    6.4.3. Регистрация документов в администрации муниципального образования «Толонский наслег».

    6.4.3.1. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

    6.4.3.2. Регистрация подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и исходящие. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

    6.4.3.3. Вся поступающая главному специалисту корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации не подлежат: -пакеты и конверты с пометкой «лично»; -месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты; -плановые документы; -извещения об отправке корреспонденции; -статистическая отчетность; -поздравительные открытки и пригласительные билеты; -периодические издания; -книги, журналы, рекламные материалы, проспекты, программы; Нерегистрируемые документы передаются адресатам согласно принадлежности.

    6.4.3.4. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, либо на следующий рабочий день. При передаче документа из администрации в другое подразделение (бухгалтерию) он повторно не регистрируется.

    6.4.3.5. Документы, требующие обязательного рассмотрения главы, регистрируются главным специалистом.

    6.4.3.6. На всех входящих документах, поступивших не по электронной почте и относящихся к служебной корреспонденции, на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный номер с указанием даты.

    6.4.3.7. К постановлениям, распоряжениям и другим документам вышестоящих органов, прикладывается лист ознакомления, на котором глава указывает должностных лиц, ответственных должностных лиц, ответственных за исполнение или подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

    6.4.4. Передача документов на резолюцию и исполнителям.

    6.4.4.1. Зарегистрированные документы передаются главе или заместителю главы для рассмотрения в день поступления. Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на сутки.

    6.4.4.2. Глава администрации определяет в резолюции на документе порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя или должностных лиц, участвующих в работе с документом.

    6.4.4.3.Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.

    6.4.4.4. Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело, если документ не имеет листа ознакомления или согласования. На отдельном листе допускается резолюция главы и его заместителя в случае, если поступивший документ подлежит возврату в обратившуюся организацию или учреждение.

    6.4.4.5. Документы, рассмотренные главой, передаются заместителю главы, который определяет порядок контроля за прохождением или исполнением документов, список лиц, подлежащих ознакомлению, а также рассылку тиражированных экземпляров документа.

    6.4.4.6. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

    6.4.4.7. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший её.

    6.4.4.8. Резолюция полностью переносится в регистрационно-контрольные формы.

    6.4.4.9. Документы с резолюцией главы передаются исполнителям только через главного специалиста.

    6.4.4.10. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководства не допускается.

    6.4.4.11. Передача документов исполнителям производится под расписку, с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

    6.4.4.12. При утере документа тщательно выясняются причины и обстоятельства случившегося факта, и, если поиск не дал положительного результата, документ списывается по акту за подписью заместителя главы на имя главы, который принимает окончательное решение и определяет меру ответственности каждого исполнителя.

    6.4.5. Порядок обработки и регистрации исходящих документов.

    6.4.5.1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть оформлены в соответствии с требованиями данной Инструкции, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.

    6.4.5.2. Передача документов на подпись главе или заместителю главы производится главным специалистом.

    6.4.5.3. Документ, подписанный главой, регистрируется главным специалистом.

    6.4.5.4. Регистрация исходящего документа состоит из присвоения ему регистрационного номера (с проставлением на документе) и даты. Дата отправляемого документа должна соответствовать дню отправки.

    6.4.5.5.Регистрация исходящих документов ведется главным специалистом в журнале регистрации отправляемых документов.

    6.4.5.6. Рассылкой исходящей корреспонденции администрации муниципального образования «Толонский наслег» занимается главный специалист. На обратной стороне документа ставится дата рассылки и ФИО ответственного исполнителя. Если в документе есть пункт о необходимости публикации в СМИ или размещение его на сайте, то в листе согласования в графе «Рассылка», должен быть указан главный специалист.

    6.4.5.7. Передача документов на отправку без регистрационного номера не допускается. Перед отправкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

    6.4.6. Контроль исполнения документов.

    6.4.6.1. Контроль исполнения документов включает постановку документов на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов в установленные сроки, информирование главы администрации о состоянии исполнения документов.

    6.4.6.2. На документах, поставленных на контроль, делается отметка «К» красной пастой.

    6.4.6.3. Ответственность за организацию контроля, своевременное исполнение содержащихся поручений в директивных, служебных документах и обращениях граждан несут – ответственные исполнители, указанные в резолюции главы. В распорядительных документах – исполнитель, на которого возложен контроль.

    6.4.6.4. Непосредственный контроль за сроками исполнения поручений осуществляется заместителем главы.

    6.4.6.5. Сроки исполнения контрольных документов устанавливается главой в резолюции либо в самом документе.

    6.4.6.6. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяют типовые сроки исполнения: -30 дней, если это ответы на обращения граждан;

    -3 дня, если это поручения с пометкой «срочно»;

    -10 дней, если это поручения с пометкой «оперативно»;

    -30 дней, если это распоряжения и постановления Правительства РФ и Правительства РС (Я), главы МО «Ленский район»;

    -15 дней, если это парламентские запросы.

    6.4.6.7. Если исполнение документа связано с получением дополнительных сведений, то срок исполнения может быть продлен до 30 дней с обязательным уведомлением об этом автора документа.

    6.4.6.8. Для продления срока ответственный исполнитель должен представить промежуточную информацию с обоснованием причины продления срока исполнения документа.

    6.4.6.9. Для снятия документа с контроля необходимо представить расширенную информацию заместителю главы за подписью исполнителя.

    6.4.6.10. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и информация направлена в соответствующие службы.

    6.4.6.11. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

    6.4.6.12. Заместителем главы администрации регулярно производятся устные напоминания ответственным исполнителям о необходимости выполнения ими того или иного поручения, указанного в документе.
    7. Работа с обращениями граждан.
    7.1. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов, в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан.

    7.2. Письменные обращения граждан на имя главы с вопросами, требующими принятия решения, регистрируются главным специалистом и берутся на контроль.

    7.3. Главный специалист зарегистрированные письма передает главе для резолюции.

    7.4. Резолюция главы заносится в карточку с указанием конкретного исполнителя и сроков исполнения.

      1. Оригинал письма с резолюцией главы передается на рассмотрение ответственному исполнителю под роспись.

      2. Для осуществления контроля за прохождением письменного обращения, все ответственные лица обязаны проставлять дату на каждом этапе работы с документом.

      3. Срок исполнения письменного обращения граждан – 30 дней, если в резолюции главы не указан конкретный срок. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса, срок рассмотрения обращения граждан может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.

      4. Предварительный ответ на письменное обращение представляется главному специалисту.

      5. В случае соответствия ответа предъявляемым требованиям (содержание, внешнее оформление, наличие данных об исполнителе в левом нижнем углу) исполнитель передает его на подпись главе.

      6. Ответ, подписанный главой, оформляется как исходящий документ главным специалистом. Главный специалист отправляет ответы гражданам в конвертах по указанным адресам.

      7. Копия зарегистрированных и подписанных ответов на обращения граждан главным специалистом снимаются с контроля.

      8. Главный специалист обязан вести строгий учет поступивших на контроль обращений и иметь накопительную папку с копиями этих писем.

      9. Регулярно (раз в месяц) главный специалист готовит анализ по работе с обращениями граждан. По итогам этого анализа готовится аналитическая записка для главы с указанием ответственных исполнителей, не отвечающих на письма в указанный срок, и вносятся конкретные предложения по улучшению исполнительской дисциплины.




    1. Формирование дел и их текущее хранение.


    8.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

    8.2. При формировании дел и их текущем хранении главным специалистом устанавливаются:

    -принцип формирования дел (централизованное – в администрации);

    -место текущего хранения дел (администрация);

    -принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

    -срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело;

    -место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ;

    -условия хранения дел в администрации;

    -порядок учёта дел;

    -порядок выдачи дел во временное пользование;

    -порядок изъятия документов из дела.

    8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

    8.3.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в администрации в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив и на их уничтожение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает: 1) экспертизу ценности документов; 2) оформление дел;

    3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; 4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения.

    8.3.2. В инструкции по делопроизводству устанавливается что:

    -для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создана экспертная комиссия (далее – ЭК);

    -экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно главным специалистом, ответственным за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архива;

    -при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи дел в архив;

    -отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

    -отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатурой дел администрации.

    8.3.3. По результатам экспертизы ценностей документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Оформление дел проводится главным специалистом, при методической помощи и под контролем МКУ «Муниципальный архив».

    Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

    8.4. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения.

    8.4.1. Установлен порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. Установлено, что: -результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению; -дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 2008г.); -акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); -отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации одновременно); -после утверждения председателем ЭК администрации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).

    8.5. Передаче дел на архивное хранение.

    8.5.1. Устанавливается порядок передачи дел в МКУ «Муниципальный архив», предусматривающий следующие условия:

    -в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

    -передача документов в архив производится по утвержденным описям дел; -дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив, не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение; -дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

    -передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с главой администрации;

    -приём дел производится работником архива в присутствии главного специалиста с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела).

    8.5.2. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в МКУ «Муниципальный архив», независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


    Главный специалист Н.А. Корнилова.



  • 1   2

    Похожие:

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconС аха өРӨСПҮҮБҮЛҮкэтин администрация ленскэй оройуонун муниципального образования
    Наслежного Совета депутатов муниципального образования «Толонский наслег» №9/5 от 17. 04. 2014 года, заявления гражданина Терешкина...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconАдминистрация Саха θрөспүүбүлүкэтин муниципального образования y...
    Изменить пункт 7 Постановления главы администрации мо «Онхойский наслег» от 29. 06. 2015 г. №15 Об утверждении правил трудового распорядка...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconМуниципального образования «тарагайский наслег» муниципального района «мегино-кангаласский улус»
    Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел муниципальных служащих в администрации муниципального образования «Тарагайский...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
    Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconИнструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования...
    Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconРегламент муниципального образования «Орто-Нахаринский наслег»
    Тивный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) администрации муниципального образования...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconИнструкция по делопроизводству администрации муниципального образования
    Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» icon«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление
    Федерации, в целях определения процедуры ведения муниципальной долговой книги муниципального образования Мегежекский наслег", обеспечения...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» icon«Мегежекский наслег» Нюрбинского района Республики Саха (Якутия) постановление
    Федерации, в целях определения процедуры ведения муниципальной долговой книги муниципального образования Мегежекский наслег", обеспечения...

    Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег» iconИнструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района
    Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом...

    Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


    Все бланки и формы на filling-form.ru




    При копировании материала укажите ссылку © 2019
    контакты
    filling-form.ru

    Поиск