О состоянии работы с документами, письмами предприятий
Скачать 87.52 Kb.
|
| РАСПОРЯЖЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА Г.КАЗАНИ от 19.07.2011 №1265р О состоянии работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Управлении жилищной политики Исполнительного комитета г.Казани В соответствии с планом работы Исполнительного комитета г.Казани на третий квартал 2011 года управлением делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета г.Казани (далее – управление делопроизводства) в июле текущего года была проведена проверка состояния работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Управлении жилищной политики Исполнительного комитета г.Казани (далее – Управление жилищной политики). На основании результатов проведенной проверки обязываю: 1. Руководителей комитетов, управлений Исполнительного комитета г.Казани принять к сведению справку о состоянии работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Управлении жилищной политики, подготовленную управлением делопроизводства (приложение). 2. Начальника Управления жилищной политики М.М.Абдулхакова организовать работу с документами с учетом указанных в прилагаемой справке рекомендаций и в срок до 20 сентября 2011 года представить в управление делопроизводства информацию о принятых мерах. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления делопроизводства Н.И.Казаринову. Д.Г.Калинкин Приложение к распоряжению руководителя Аппарата Исполнительного комитета г.Казани от__________2011 №________ СПРАВКА о состоянии работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Управлении жилищной политики Исполнительного комитета г.Казани В целях изучения практики работы с организационно-распорядительными документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан, организации приема населения и в соответствии с планом работы Исполнительного комитета г.Казани на третий квартал 2011 года в Управлении жилищной политики Исполнительного комитета г.Казани (далее – Управление) сотрудниками управления делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета г.Казани (далее – управление делопроизводства) Д.Ф.Васильевой, Т.А.Дресвянниковой, Л.Х.Муртазиной, К.А.Родионовым, Л.С.Салаховой в июле текущего года проведена проверка с выходом на место. Анализ состояния дел показал, что в Управлении сложилась определенная система работы с документами, которая постоянно совершенствуется. Документооборот осуществляется в соответствии: - с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; - с Положением о Муниципальном учреждении «Управление жилищной политики Исполнительного комитета муниципального образования города Казани», утвержденным решением Казанской городской Думы от 07.10.2009 №10-43; - с постановлением Исполнительного комитета г.Казани от 19.10.2009 №8859 «О распределении полномочий между должностными лицами Исполнительного комитета города Казани»; - со Служебным регламентом Исполнительного комитета г.Казани (с изменениями), утвержденным распоряжением Исполнительного комитета г.Казани от 27.08.2010 №1450р; - с Типовой инструкцией по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г.Казани, утвержденной распоряжением руководителя Аппарата Исполнительного комитета г.Казани от 24.11.2009 №1940р; - с квартальными планами работы Управления жилищной политики Исполнительного комитета г.Казани на 2011 год, утвержденными заместителем Руководителя Исполнительного комитета г.Казани А.Н.Лобовым; - с номенклатурой дел Управления жилищной политики Исполнительного комитета г.Казани; - с ГОСТ Р 6.30-2003. Работа с организационно-распорядительными документами За первое полугодие 2011 года Управлением подготовлено: - 19 постановлений Исполнительного комитета г.Казани; - 69 распоряжений Руководителя Исполнительного комитета г.Казани; - 3 распоряжения первого заместителя Руководителя Исполнительного комитета г.Казани; - 22 распоряжения заместителя Руководителя Исполнительного комитета г.Казани; - 2 распоряжения руководителя Аппарата Исполнительного комитета г.Казани. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Исполнительного комитета г.Казани в Управлении осуществляется сотрудниками всех отделов. После подготовки проект организационно-распорядительного документа передается в отдел контроля и документооборота Управления для корректировки. Затем проект направляется на проверку в юридический отдел, далее поступает к начальнику Управления для визирования. Затем ответственный сотрудник отдела контроля и документооборота Управления передает проект документа в структурные подразделения Исполнительного комитета для дальнейшего согласования. Далее проект поступает на проверку в отдел лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства и после получения отметки «без замечаний» передается в протокольный сектор управления делопроизводства для согласования с руководителем Аппарата Исполнительного комитета г.Казани. По завершении согласования проект документа распечатывается на соответствующем бланке, каждый лист которого визируется на обороте начальником Управления. На подпись Руководителю Исполнительного комитета г.Казани проект передается через протокольный сектор, на подпись первому заместителю Руководителя Исполнительного комитета г.Казани, заместителю Руководителя Исполнительного комитета г.Казани, руководителю Аппарата Исполнительного комитета г.Казани – через их помощников. Весь процесс создания проекта, его согласования, передачи на подпись и подписания фиксируется в программе электронного документооборота «Босс-Референт» и может контролироваться как исполнителями, так и руководителями. Копии постановлений и распоряжений, подготовленных как в Управлении, так и в других структурных подразделениях Исполнительного комитета, поступают в приемную начальника Управления. Копии постановлений и распоряжений, подготовленных сотрудниками Управления, передаются исполнителям документов без предварительной регистрации. Копии постановлений и распоряжений, содержащих поручительные пункты в адрес Управления, регистрируются в журнале входящих документов и передаются на рассмотрение начальнику Управления. После рассмотрения постановлений и распоряжений копии с резолюцией начальника Управления передаются на исполнение ответственному сотруднику, о чем делается отметка в журнале. Копии исполненных организационно-распорядительных документов вместе с материалами дел для архивации раскладываются сотрудниками Управления по папкам и хранятся на стеллажах в специально отведенном кабинете. В ходе проверки выявлено, что организационно-распорядительные документы в основном готовятся в соответствии со Служебным регламентом и методическими рекомендациями Исполнительного комитета г.Казани. Вместе с тем в работе по подготовке Управлением проектов постановлений и распоряжений выявлены следующие недостатки: - не все копии постановлений, отправленные в адрес Управления, регистрируются в журналах; - форма и содержание листов согласования и рассылки не всегда соответствуют требованиям Служебного регламента Исполнительного комитета г.Казани. Работа с обращениями граждан и организация приема населенияВ первом полугодии 2011 года непосредственно в Управление поступило 425 обращений от граждан. Основная тематика обращений – улучшение жилищных условий, в том числе по Программе социальной ипотеки, переселение из ветхого жилого фонда. В Управлении установлен определенный порядок приема, регистрации и передачи на исполнение корреспонденции, поступающей на имя начальника Управления. Прием заявлений от граждан в Управлении проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 9.00 до 18.00. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в программе «Электронное правительство». Регистрация и сканирование заявлений граждан осуществляются в день их поступления. После регистрации документы с проектом поручения передаются в электронном виде на рассмотрение начальнику Управления, затем с его резолюцией - на исполнение в отделы Управления. Обращения на бумажном носителе в соответствии с входящим номером документа временно, до подготовки исходящего ответа, помещаются в папки «Обращения граждан». Ответы на обращения граждан создаются и проходят согласование в программе «Электронное правительство». При необходимости готовится экземпляр ответа на бланке соответствующего образца, который после присвоения исходящего номера отправляется заявителю. Второй экземпляр ответа в соответствии с исходящим номером подшивается в накопительные папки вместе с входящим документом. Оформление ответов по обращениям граждан в основном соответствует требованиям ГОСТ Р6.30-2003, Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г.Казани. Имеются замечания по оформлению вторых экземпляров писем. Запись на прием к начальнику Управления проводится в течение недели по письменному обращению, в котором изложена суть вопроса заявителя. Отсутствуют карточки личного приема граждан на бумажном носителе для фиксации устного обращения гражданина. Данные об обратившихся на прием вносятся в журнал «Прием граждан». Заявление на прием регистрируется в электронной базе данных (создается электронная карточка личного приема). Прием начальником Управления проводится еженедельно по вторникам в соответствии с графиком приема. Контроль за исполнением поручения по приему граждан ведется в электронной базе данных. Прием заместителями начальника и специалистами Управления проводится ежедневно без предварительной записи. В первом полугодии 2011 года начальником Управления принято 59 человек. Работа с письмами предприятий и организацийВ первом полугодии 2011 года в Управление поступило 860 писем от предприятий, организаций и вышестоящих органов. Основная тематика обращений – выделение жилья, приватизация и т.д. Отправлено 1040 писем за подписью начальника Управления. В Управлении установлен определенный порядок приема, регистрации и передачи на исполнение писем предприятий, организаций и вышестоящих органов. Письма поступают нарочно, через почтовое отделение, по электронной почте, посредством факсимильной связи. Письма предприятий, организаций и вышестоящих органов, поступающие в Управление, сканируются, регистрируются в программе электронного документооборота «Электронное правительство» с проставлением регистрационного номера и даты регистрации, затем в электронном виде направляются на рассмотрение начальнику Управления. Начальник Управления утверждает поручение и направляет его в программе электронного документооборота исполнителю. Регистрацию, распечатку на бланке и отправку ответов на письма предприятий, организаций и вышестоящих органов осуществляет сотрудник приемной. Текущий архив по исходящим документам хранится в приемной Управления. Гербовые бланки писем черно-белые. Учет выдачи и использования бланков не ведется. В Управлении имеются все условия для автоматизированного учета всей входящей и исходящей корреспонденции, есть возможность получить статистические данные о количестве поступивших, выполненных или находящихся в работе документов (программа электронного документооборота «Электронное правительство»). Рекомендации Сотрудникам Управления были даны следующие рекомендации: - ввести централизованную систему регистрации копий организационно-распорядительных документов при поступлении в приемную начальника Управления; - контролировать содержание листов согласования и рассылки к проектам постановлений и распоряжений в соответствии со Служебным регламентом Исполнительного комитета г.Казани; - согласно статье 13 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» при отсутствии письменного обращения гражданина оформлять карточки личного приема граждан; - вести учет выдачи и использования гербовых бланков; - соблюдать требования ГОСТ Р6.30-2003, Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г.Казани в части оформления вторых экземпляров исходящих писем; - внимательно исправлять в проектах документов все ошибки в соответствии с правками специалистов отдела лингвистической экспертизы документов управления делопроизводства; - для сокращения сроков подготовки документов и исключения возвратов проектов документов с согласования рассмотреть возможность введения в штат единицы корректора. Начальник управления делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета г.Казани Н.И.Казаринова |
Похожие:
 | В целях совершенствования статистической отчетности о состоянии правовой работы в системе мвд россии | | В 2013 году проверено следующая продукция производства предприятий-изготовителей Республики Татарстан |
 | Окуд), Сборником методических материалов по организации работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях (Чебоксары,... | | Закона Российской Федерации «О недрах». Инструкция является нормативным документом, обязательным для всех организаций и предприятий,... |
| Вшк, уровня воспитанности учащихся, качества учебно-воспитательной работы, работы с педагогическими кадрами, с учащимися и их родителями,... | | ... |
| Цель работы: закрепить навыки работы с информационно– право-вой системы Консультант Плюс по поиску правовых документов и организации... | | Ономики в инновационному пути развития заставляет руководителей предприятий задуматься об инновационном потенциале предприятия, иметь... |
| Ономики в инновационному пути развития заставляет руководителей предприятий задуматься об инновационном потенциале предприятия, иметь... | | Утвердить прилагаемый Порядок работы диссертационных советов и Ученого совета с документами соискателей ученых степеней в Академии... |