Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» (СПбгут)
Скачать 1.08 Mb.
|
3.4.6. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и кода структурного подразделения. 3.4.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает исходящий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 3.4.8. Адресование документа Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Адресование оформляется в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков бланка – уголков. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишутся в именительном падеже. Например: Министерство образования и науки Российской федерации или Комитет по науке и высшей школе При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Например: Генеральному директору ОАО «Луч» В.А. Егорову ул. Парашютная, д. 31, Санкт-Петербург, 197349 или Заместителю руководителя Федерального агентства связи В.В. Шелихову При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Ректорам (директорам) образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, руководителям предприятий и организаций Россвязи В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №17, ст. 1556). Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы государственной власти. При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала "Вестник образования" Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например: Калинину Е.А. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после неё. Допускается центрировать все строчки реквизитов «Адресат» по отношению к самой длиной строке. Буква «г.» (город) перед названием города не проставляется, если в нем использовано слово «город» («бург»), например: Зеленоград, Звенигород, Красногорск, Санкт-Петербург. Москва в соответствии с ее уставом обозначается без буквы «г.». Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации физическому лицу - после нее. 3.4.9. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителями вуза, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Ректор СПбГУТ ____________ ______________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 При утверждения документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЁН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например: УТВЕРЖДЕНО приказом СПбГУТ от 00.00.0000 № _____ Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. 3.4.10. Указание по исполнению документа (резолюция) В состав указания по исполнению (резолюции) должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение даётся двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.4.11. Заголовок к тексту документа Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: 1. «О чём?», («о ком?). Например: ┌ О согласовании плана мероприятий 2. «Чего?», («кого?»). Например: ┌ Должностная инструкция документоведа 3.4.12. Текст документа Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа (словесно-цифровой способ), его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…». Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах СПбГУТ, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). В письмах используют следующие формы изложения: -от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем в Ваш адрес»); -от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»); -от третьего лица единственного числа («Университет не возражает»). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Страницы текста (кроме первой) нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Размер шрифта нумерации страниц должен соответствовать размеру шрифта текста. 3.4.13. Оформление приложений к документу Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме. Например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2 .Смета расходов на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение № 3 к приказу СПбГУТ от 25.06.2014 № 256 Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу первого листа приложения проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа. Например: Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом СПбГУТ от 25.06.2014 № 256 3.4.9. Подпись документа Подпись - обязательный реквизит каждого документа. Документы, направляемые университетом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений вуза. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например: Проректор по научной работе подпись И.О. Фамилия В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Если должностное лицо, подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: И.о. ректора подпись И.О. Фамилия или Исполняющий обязанности ректора подпись И.О. Фамилия Не допускается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Руководитель подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне. Например: Ректор СПбГУТ Генеральный директор ООО «Прогресс» _____________С.В. Бачевский _______________О.П. Иванов 3.4.6. Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри вуза (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Для документа, подлинник которого остается в вузе, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО: Руководитель Федерального Агентства Связи _______________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО: Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 00.00.0000 N __ Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка " Лист согласования прилагается". Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: с подведомственными вузу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.) с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 3.4.7. Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. СПбГУТ имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати в соответствии с Уставом Университета. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. |
Похожие:
 | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |  | О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении... |
| О порядке замещения должностей научно-педагогических работников в федеральном государственном образовательном бюджетном учреждении... | | «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» |
| Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... |
| «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им проф. М. А. Бонч-Бруевича» | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный... |
| Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный... | | Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный... |