Главы (разделы) положений (правил, инструкций) нумеруются римскими цифрами и имеют название. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
7) Реквизиты положений, правил и инструкций оформляются в порядке, предусмотренном для подготовки проектов организационно-распорядительных документов в пп. 3.3.3.2 Инструкции.
3.3.3.9. Служебная переписка
1) Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых Службой для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонный разговор, личная встреча и др.).
В документообороте Службы в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, сообщение электронной почты.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
2) Служебными письмами оформляются:
ответы на запросы члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;
информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и Минюст России о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Службу;
отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;
ответы на обращения граждан;
ответы на запросы организаций, предприятий;
инициативные документы по вопросам компетенции Службы, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Службы;
другие документы по согласованию с Управлением делопроизводства.
3) Служебные письма оформляются в структурных подразделениях на бланках письма (первый лист экземпляра, направляемого адресату) и на стандартных листах бумаги формата A4 (второй и последующие листы экземпляра, направляемого адресату, а также визовый экземпляр) шрифтом N 14 без помарок и исправлений с соблюдением требований Инструкции.
Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. В этом случае данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
Реквизиты служебных писем:
реквизит адресат служебного письма оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.10 Инструкции, и печатается в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования - "Федеральная служба судебных приставов", содержащегося в реквизитах бланка письма.
Составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа, или выравниваются по левому краю. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Государственная Дума
Федерального Собрания
Российской Федерации
Комитет Государственной Думы
по труду и социальной политике
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Директору Департамента
организации и контроля
С.В. Шуткову
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Руководителю Федеральной
таможенной службы
А.Ю. Бельянинову
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям территориальных органов
Федеральной службы судебных приставов -
главным судебным приставам субъектов
Российской Федерации
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, оформленный в порядке, установленном правилами оказания услуг почтовой связи, например:
Никитину А.Г.
Яблочковой ул., д. 8, кв. 15,
Санкт-Петербург, 197049
Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения Службы или его заместителем и утверждается начальником Управления делопроизводства;
дата служебного письма оформляется при его подписании адресантом (уполномоченным должностным лицом Службы - автором письма) по правилам, установленным подпунктом 3.1.5.7 Инструкции, арабскими цифрами и проставляется в определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебного письма в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства для отправки без оформления даты должностным лицом, подписавшим его, реквизит дата оформляется Управлением делопроизводства по согласованию с автором письма;
регистрационный номер служебного письма оформляется после его подписания. Служебные письма Службы подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
Абзацы девятнадцатый - двадцать восьмой исключены. - Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.
Регистрационный номер служебного письма проставляется на позиции, предусмотренной на угловом бланке письма, после знака "N".
При регистрации служебного письма, подготовленного совместно двумя и более государственными органами, регистрационный номер каждого из них помещается под подписью должностного лица соответствующего государственного органа;
ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа на позиции, предусмотренной на угловом бланке письма, а также во вводной части текста письма;
заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?"). При объеме текста до 4 - 5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться.
Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков).
При превышении по необходимости указанного объема текста заголовка допускается продлевать его до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;
текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.
Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями:
официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;
использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;
логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;
эмоционально-нейтральный тон изложения.
Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Директору, тексты служебных писем в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (документы, в которых адресат указан обобщенно), представляемых на подпись заместителям Директора, подлежат обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном частью 10) пп. 3.3.3.2 Инструкции.
Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:
официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.
Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:
"Уважаемый Матвей Сергеевич!";
"Уважаемая Антонина Петровна!";
"Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!".
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
"Уважаемые коллеги!";
"Уважаемые господа!";
"Глубокоуважаемые депутаты!".
При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:
"Уважаемый гражданин Хохлов!";
"Уважаемая госпожа Михайлова!".
При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:
"Уважаемый господин председатель!";
"Уважаемый господин директор!";
"Уважаемый господин секретарь!".
В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:
"Григорий Иванович!";
"Гражданин Петров!";
"Граждане!";
"Коллеги!";
"Господа!".
Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".
В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: "Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...";
"Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений;
вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:
подтверждение:
"Ваше письмо от... N... получено";
"В ФССП России получили Ваше письмо от... N...";
"В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)";
обоснование действия:
"В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...";
"В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...";
"На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)...";
"В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";
"В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...";
благодарность:
"Федеральная служба судебных приставов благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)... N...";
"Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников";
"Заранее благодарим за возможную помощь";
"Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы";
просьба:
"Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)...";
"Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...";
"Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...";
сопровождение:
"Направляем копию служебного контракта...";
"Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...";
напоминание:
"Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...";
"Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008";
предложение:
"Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника организационно-контрольного отдела";
"Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта";
"Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы";
основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать, каким структурным подразделением Службы будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также что направление документа на бумажном носителе не требуется;
заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Службы.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Службы, например:
"С уважением,...";
"С неизменным уважением,...";
"С глубоким уважением,...";
"С благодарностью и уважением,...";
"С уважением и пожеланиями успехов в работе,...".
Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "ФССП России рассмотрела", "коллегия решила", "информируем...", "сообщаем...", "просим направить...", "предлагаем рассмотреть...", "полагаем целесообразным" и т.п.
На персональном бланке Директора текст может излагаться от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...", "полагаю необходимым..." и т.п.);
|
