Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его


НазваниеИнструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его
страница6/15
ТипИнструкция
filling-form.ru > Бланки > Инструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 N 837)

документы, поступившие от Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие от органов исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие от других органов государственной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов.

1.4. В аппарате Губернатора Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочным), а также с использованием системы МЭДО.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 N 837)
2. Прием и первичная обработка поступающих документов
2.1. Вся корреспонденция, поступившая в аппарат Губернатора Волгоградской области, принимается и учитывается централизованно в канцелярии.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

2.3. При обнаружении некомплектности или повреждения документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов;

абзац исключен с 30 сентября 2016 года. - Постановление Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734.

2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:

обращения и запросы граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, - для передачи их в отдел по работе с обращениями граждан и организаций аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - отдел по работе с обращениями граждан и организаций);

документы по вопросам, относящимся к компетенции координационных и совещательных органов при Губернаторе Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие координационные и совещательные органы (их рабочие аппараты);

документы, поступившие в канцелярию, но адресованные органам исполнительной власти Волгоградской области, - для передачи их в соответствующие органы исполнительной власти;

документы, требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области;

документы, не требующие обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области и передаваемые непосредственно в структурные подразделения аппарата.
3. Предварительное рассмотрение документов
3.1. Канцелярией проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области.

3.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на вынесение резолюции [поручения (указания) по исполнению документа].

3.4. Документы, требующие рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, направляются в соответствующие приемные согласно распределению обязанностей между Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, установленному правовым актом.

3.5. Документы по вопросам, не требующим рассмотрения Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области, первыми заместителями Губернатора Волгоградской области, заместителями Губернатора Волгоградской области, направляются непосредственно в структурные подразделения аппарата.

3.6. В ходе предварительного рассмотрения документов канцелярией из общего потока документов выделяются документы с отметками "Срочно", "Оперативно" или документы, срок исполнения которых составляет не более пяти рабочих дней. В верхней части первого листа такого документа ставится штамп красного цвета "Срок!".

(п. 3.6 в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)
4. Регистрация поступающих (входящих) документов
4.1. Поступившие (входящие) документы, подлежащие регистрации, после их предварительной обработки регистрируются канцелярией. Регистрация поступивших (входящих) документов производится независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным), по системе МЭДО], передачи или создания.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 16.09.2015 N 837)

Передача документов Губернатору Волгоградской области, вице-губернатору - руководителю аппарата Губернатора Волгоградской области, первым заместителям Губернатора Волгоградской области, заместителям Губернатора Волгоградской области без регистрации в канцелярии не допускается.

Регистрация документов об исполнении поручений Губернатора Волгоградской области не допускается без представления бумажного носителя.

(абзац введен постановлением Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

Документы регистрируются в день их поступления либо, в случае если документы поступили после 16 часов или в нерабочее время, - на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срок!" регистрируются незамедлительно.

Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков. В качестве отдельных регистрируемых массивов документов выделяются: документы, поступающие из вышестоящих органов власти, от зарубежных корреспондентов, обращения граждан.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижней части первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

4.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из:

индекса структурного подразделения аппарата, определяемого при предварительном рассмотрении документа канцелярией и присваиваемого в соответствии с классификатором структурных подразделений аппарата;

проставляемого через дефис индекса дела по номенклатуре дел канцелярии;

проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах календарного года.
Например: N 03-2/16023.
4.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа вносится следующая информация:

тип документа;

краткое содержание документа;

дата документа;

номер документа;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

адресат;

вид доставки документа;

количество листов;

состав приложения;

индекс структурного подразделения аппарата;

индекс дела;

регистрационный номер;

дата регистрации;

сведения о документах, связанных с ним.

4.4. Зарегистрированные документы и другая корреспонденция доставляются работниками канцелярии в сектор организации документооборота аппарата Губернатора Волгоградской области, приемные вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области и в структурные подразделения аппарата в 10 ч 30 мин., 15 ч 30 мин., 17 ч 00 мин. Телеграммы, федеральные правовые акты, документы с пометкой "Для служебного пользования", проекты законов, представляемые Волгоградской областной Думой на подписание Губернатору Волгоградской области, а также документы финансового управления аппарата Губернатора Волгоградской области доставляются под подпись.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

Срочная корреспонденция, поступившая после 17 ч 30 мин., доставляется работнику (дежурному) сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)
5. Порядок рассмотрения документов и доведения

их до исполнителей
5.1. Поступившая корреспонденция должна рассматриваться руководством в день ее доставки.

(п. 5.1 в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

5.2. Поручения по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.

Резолюция пишется на бланке поручения или на первом листе документа.

Поручение об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если поручение об исполнении поступившего документа дается нескольким лицам, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, остальные лица - соисполнителями.

5.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно. В случае невозможности немедленного оформления резолюции по документу у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющий координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области, руководитель соответствующего секретариата согласовывает кандидатуру ответственного исполнителя в рабочем порядке (по телефону) либо определяет его самостоятельно.

5.4. После рассмотрения документа поручение Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области в соответствии с резолюцией вносится в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК). В первую очередь вносятся резолюции по документам с отметкой "Срок!".

Работа в РКК осуществляется только под собственным идентификатором и паролем пользователя.

5.5. Документы с отметками "Срок!" доводятся секретариатом до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Если исполнителями документов являются структурные подразделения аппарата или органы исполнительной власти Волгоградской области, то сообщается о направлении данного документа в системе электронного документооборота.

Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в приемную до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа, а исполнения - в сроки, установленные в указанном документе.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

5.6. Документы, которые направляются нескольким исполнителям передаются им в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии.

На оригиналах документов, направляемых в подведомственные организации, ставится штамп "Подлежит возврату".

5.7. Документы на бумажном носителе, в том числе документы с поручениями Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области, в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные подразделения аппарата и в органы исполнительной власти Волгоградской области через канцелярию.

5.8. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения аппарата в другое в случае переадресования производится канцелярией с переоформлением резолюции должностным лицом, поручившим рассмотреть документ.

5.9. Прием и учет поступивших в органы исполнительной власти Волгоградской области документов, зарегистрированных в канцелярии, осуществляется специалистами данных органов исполнительной власти Волгоградской области.
6. Работа исполнителя с поступившими (входящими)

документами
6.1. Структурные подразделения аппарата или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).

Исполнителями поручений являются руководители структурных подразделений аппарата. Рассмотрение документов производится в день их поступления в структурное подразделение аппарата.

(в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734)

6.2. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Абзац исключен с 30 сентября 2016 года. - Постановление Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734.

6.3. Работники структурных подразделений аппарата в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в аппарате Губернатора Волгоградской области;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;

представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю;
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения
Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconСтатья 125 кас РФ. Административное исковое заявление
Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, действий (бездействия) Губернатора Волгоградской области...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в Правительстве Ярославской области...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству у мирового судьи Московской области...
Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция о составлении, уточнении и использовании списков избирателей...
Настоящая Инструкция разработана в целях реализации конституционных прав граждан Российской Федерации избирать Губернатора Калининградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconМинистерство здравоохранения волгоградской области
Волгоградской области"; Положением о комитете здравоохранения Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция разработана в соответствии с действующим законодательством...
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо «обливский район»
Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления...

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его iconВолгоградской области распоряжение
О порядке осуществления органами исполнительной власти Волгоградской области функций и полномочий учредителя государственного учреждения...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
filling-form.ru

Поиск