Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства аппарата Губернатора Волгоградской области и повышения его
Скачать 1.66 Mb.
|
| Первый заместитель Губернатора Волгоградской области И.О.Фамилия Заместители Губернатора Волгоградской области И.О.Фамилия И.О.Фамилия Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 10.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично. 10.7. В аппарате Губернатора Волгоградской области оформляются следующие виды протоколов: протоколы заседаний Администрации Волгоградской области (далее именуются - протоколы заседаний Администрации); протоколы совещаний у Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области (далее именуются - протоколы совещаний); протоколы заседаний различных координационных и совещательных органов (комиссий, советов, комитетов и других). 10.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 5 дней со дня проведения соответствующего заседания (совещания). Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа. (в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734) 10.9. Протоколы заседаний Администрации оформляются и регистрируются отделом редакционного и документационного обеспечения. При регистрации протоколам заседаний Администрации присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Указанные протоколы хранятся в отделе редакционного и документационного обеспечения. 10.10. Протоколы совещаний оформляются работниками структурных подразделений аппарата или органов исполнительной власти Волгоградской области, ответственных за проведение совещаний. Проекты протоколов по итогам совещания у Губернатора Волгоградской области перед представлением на подпись Губернатору Волгоградской области подлежат согласованию с первым заместителем Губернатора Волгоградской области, заместителем Губернатора Волгоградской области согласно сфере ведения. После подписания протоколы совещаний передаются в контрольное управление аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - контрольное управление) для регистрации. Протоколы совещаний регистрируются в системе электронного документооборота в пределах календарного года. Номер протокола совещания состоит из порядкового номера и проставляемого через дефис буквенного кода, представляющего собой инициалы должностного лица, у которого проводилось совещание. Протоколы совещаний хранятся в контрольном управлении. Копии протоколов совещаний рассылаются общим отделом заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает работник структурного подразделения аппарата или иного органа исполнительной власти Волгоградской области, ответственного за оформление протокола. 10.11. Протоколы заседаний координационных и совещательных органов оформляются и регистрируются в соответствии с правовыми актами, регламентирующими их деятельность. 10.12. Образцы оформления полного и краткого протоколов представлены в приложении 8. 11. Служебная переписка 11.1. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) выделяют следующие виды деловой переписки и их названия: деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение). 11.2. Служебные письма готовятся как: доклады об исполнении поручений Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, первых заместителей Губернатора Волгоградской области, заместителей Губернатора Волгоградской области; исполнение поручений Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области по обращениям граждан; сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области; ответы на запросы различных организаций и физических лиц; инициативные письма. 11.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты: Герб Волгоградской области; наименование органа исполнительной власти Волгоградской области; должность лица - автора документа; справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование (заголовок) либо аннотация документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; текст документа; отметка о наличии приложений; виза; подпись должностного лица; отметка об исполнителе. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности. Вышеперечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 2 раздела III Инструкции. 11.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца. Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений аппарата по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках структурных подразделений аппарата. 11.5. При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 11.6. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Аппарат Губернатора Волгоградской области не считает возможным...", "Комитет предлагает рассмотреть возможность..."), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в..."). 11.7. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. 11.8. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, содержащий визы исполнителя письма и иных работников структурных подразделений аппарата, участвовавших в согласовании проекта письма. 11.9. Право подписания служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях аппарата и должностных регламентах с учетом особенностей, установленных Инструкцией. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц. 11.10. Право подписания служебных писем имеют Губернатор Волгоградской области, вице-губернатор - руководитель аппарата Губернатора Волгоградской области, первые заместители Губернатора Волгоградской области, заместители Губернатора Волгоградской области, заместители руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, помощники Губернатора Волгоградской области, руководители структурных подразделений аппарата. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 11.11. Порядок подготовки и согласования служебных писем, направляемых отдельным должностным лицам и государственным органам, устанавливается правовым актом Губернатора Волгоградской области. 11.12. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса, обращения в аппарат Губернатора Волгоградской области. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений аппарата. 12. Телеграммы 12.1. Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме (приложение 9). 12.2. Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты: наименование - телеграмма; отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.); адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата; текст; исходящий номер и дата; подпись. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату. Отдельной строкой указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм". В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются исходящий номер и дата, адрес отправителя (просп. им. В.И. Ленина, д. 9, Волгоград, 400098), наименование организации (аппарат Губернатора Волгоградской области). Ниже располагается реквизит подписи должностного лица, отметка об исполнителе. 12.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем. 12.4. При подготовке поздравительных телеграмм от имени Губернатора Волгоградской области действует следующий порядок: проекты телеграмм готовятся помощником Губернатора Волгоградской области и визируются заместителем руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области. 12.5. Телеграммы для отправки принимаются канцелярией в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой исполнителя, подготовившего документ, остается в канцелярии. 12.6. Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. 12.7. Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес. 12.8. Срочные телеграммы отправляются немедленно. В рабочие дни после 17 ч 30 мин., а также в выходные и праздничные дни телеграммы отправляются работником (дежурным) сектора обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области. (в ред. постановления Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734) При осуществлении телеграфной связи применяется единое учетно-отчетное время - московское. 13. Факсограммы (факс) 13.1. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи. 13.2. Поступающие через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсы) приравниваются к аналогичным официальным документам. При необходимости запрашивается оригинал документа на бумажном носителе. 13.3. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки. 13.4. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководителя к поступившему ранее факсу. 13.5. Порядок оформления служебных писем, отправляемых структурными подразделениями аппарата через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для служебных писем. 13.6. Запрещается передавать посредством факсимильной связи текст документов с пометкой "Для служебного пользования". 13.7. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения аппарата. IV. Организация документооборота 1. Общие принципы организации документооборота 1.1. Организация документооборота в аппарате Губернатора Волгоградской области основывается на следующих принципах: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов; внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений. 1.2. В документообороте аппарата Губернатора Волгоградской области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: поступающая (входящая) документация, отправляемая (исходящая) документация, внутренняя документация. 1.3. В составе поступающей (входящей) документации выделяются: обращения граждан; абзац исключен с 30 сентября 2016 года. - Постановление Губернатора Волгоградской обл. от 30.09.2016 N 734; документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, других органов власти и организаций Российской Федерации; |
Похожие:
 | Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора... |  | Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, действий (бездействия) Губернатора Волгоградской области... |
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области | | Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области |
| Начальник Управления Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации в Московской области | | Настоящая Инструкция разработана в целях реализации конституционных прав граждан Российской Федерации избирать Губернатора Калининградской... |
| Волгоградской области"; Положением о комитете здравоохранения Волгоградской области, утвержденным постановлением Губернатора Волгоградской... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Мо «Обливский район» (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления... | | О порядке осуществления органами исполнительной власти Волгоградской области функций и полномочий учредителя государственного учреждения... |