Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее Инструкция) устанавливает требования к
Скачать 0.99 Mb.
|
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ТУНКИНСКИЙ РАЙОН» РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ При формировании дел в структурных подразделениях Администрации МО «Тункинский район» Республики Бурятия необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело не должно превышать 200 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, республиканских законов, актов Президента Республики Бурятия, актов Правительства Республики Бурятия и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Республики Бурятия или его Президиума. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Республики Бурятия или Правительства Республики Бурятия, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Постановления (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. При формировании распоряжений (приказов) по личному составу формируются в отдельные дела распоряжения (приказы) по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения (приказы) о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.). Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы исполнительного органа государственной власти, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Дела со дня их заведения до передачи в архив исполнительного органа государственной власти РБ или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. В каждом структурном подразделении выделяются специалисты, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные специалисты обеспечивают сохранность документов и дел. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке. Дела документального фонда Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, специалиста Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или его структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения специалиста Службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Приложение № 14 к п. 8.1 Администрация муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия Экономический отдел УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № _________
В данную опись внесено _________________ дел с № __________ по №__________, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера: ______________________________________________________ пропущенные номера: __________________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2> Наименование должности Протокол ЭК структурного руководителя службы ДОУ подразделения подпись расшифровка подписи от ______________№ _____ Дата Продолжение приложения №14 Передал __________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <3> (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника Структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата Принял _______________________________ дел и _______________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам. Наименование должности работника архива исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия Подпись Расшифровка подписи Дата -------------------------------- <1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения <2> При наличии ЭК структурного подразделения <3> Передаются вместе с делами канцелярии Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Приложение № 15 к п. 8.1 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива исполнительного органа государственной власти. По этим описям документы сдаются в архив республиканского органа. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, которую готовит архив республиканского органа и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий республиканский архив. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 14) и представляются в архив республиканского органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия ЭК (экспертной комиссии) опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Приложение № 16 к п.8.2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |  | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |
| Республики Бурятия, поступлением на государственную гражданскую службу в Аппарат Избирательной комиссии Республики Бурятия, прохождением... | | Ул. Советская,2 с. Жемчуг, Тункинский район, Республика Бурятия, 671020, тел. 93-2-92, факс 8-301-47-93-2-92 |
| Создание документов в администрации муниципального района «вилюйский улус (район)» | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами,... | | Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства... |
| Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает | | Мо сп, организациях мо «Тункинский район», Отдел молодежной политики Администрации мо «Тункинский район» совместно с мку «Управление... |